Algemene voorwaarden, Privacy Reglement en Disclaimer

Algemene voorwaarden, Privacy Reglement en Disclaimer2018-11-05T12:19:38+00:00

Algemene voorwaarden

Op alle rechtsverhoudingen tussen KMO en haar cliënten zijn uitsluitend de door KMO gehanteerde algemene voorwaarden van toepassing, die zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Oost-Neder­land. Deze algemene voorwaarden zijn ook in te zien en af te drukken op deze pagina. Onze algemene voorwaarden worden op uw verzoek kosteloos toegezonden.

Artikel 1: Definities

1.1 In deze algemene voorwaarden worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.

KMO: Onder KMO wordt verstaan KMO Holding B.V., alsmede KMO Development B.V., KMO Software BV., KMO Solutions B.V., Regis’t® B.V. en andere nader door KMO te verwerven en/of op te richten vennootschappen.

Koper: De wederpartij van KMO, handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf, waaraan KMO zaken, waaronder met name de software producten van KMO, verkoopt en levert, alsmede waaraan KMO in voorkomend geval ook diensten verricht etc.

Overeenkomst: De overeenkomst tussen KMO en koper.

Artikel 2: Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen KMO en koper, daaronder begrepen iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen KMO en koper, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.

2.2 De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met KMO, voor de uitvoering waarvan derden worden betrokken.

2.3 In het geval dat deze voorwaarden en de overeenkomst tussen KMO en koper onderling tegenstrijdige clausules zouden bevatten, prevaleert de inhoud van de overeenkomst.

2.4 De toepasselijkheid van eventuele inkoop­ of andere voorwaarden van koper wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.5 Indien een of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. KMO en koper zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij indien en voor zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht wordt genomen.

Artikel 3: Aanbiedingen en totstandkoming overeenkomst

3.1 Iedere door KMO uitgebrachte offerte is vrijblijvend en kent een geldigheidsduur van 30 dagen, tenzij de offerte anders vermeldt.

3.2 De prijzen in bedoelde aanbiedingen/offertes zijn exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege, alsmede eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten, waaronder verzend- en administratiekosten, tenzij anders geoffreerd.

3.3 Het aanbod is uitsluitend gebaseerd op de daartoe door koper verstrekte informatie, waarbij KMO mag vertrouwen op de juistheid en volledigheid daarvan. Koper staat in voor de juistheid en volledigheid van bedoelde informatie.

3.4 De overeenkomst tussen KMO en koper komt tot stand op het moment waarop KMO de aan koper toegestuurde en door deze voor akkoord ondertekende opdrachtbevestiging terug heeft ontvangen. Het staat ieder van partijen niettemin vrij te bewijzen dat de overeenkomst op een andere wijze en/of op een ander tijdstip tot stand is gekomen.

Artikel 4: Uitvoering van de overeenkomst, helpdesk

4.1 KMO zal de overeenkomst met de zorg van een goed opdrachtnemer uitvoeren.

4.2 De door KMO opgegeven termijnen gelden niet als fatale termijnen. In geval van niet tijdige levering dient KMO in gebreke te worden gesteld door koper, alvorens in verzuim te kunnen geraken.

4.3 In geval van vragen is gedurende kantooruren bij KMO een helpdesk beschikbaar.Bij het geleverde product kan een specifiek helpdesknummer zijn vermeld; in andere gevallen geldt het algemene telefoonnummer van KMO. Indien naar mening van de helpdesk sprake is van onredelijk gebruik (bijvoorbeeld indien koper niet aan de overeengekomen cursus heeft deelgenomen), kan KMO van koper eisen dat eerst de aangeboden cursus dient te zijn afgerond, voordat verdere ondersteuning, via de helpdesk of anderszins, door KMO aan koper wordt gegeven.

Artikel 5: Levering

5.1 Koper is verplicht de zaken af te nemen op het moment dat KMO deze bij hem aflevert of doet afleveren, dan wel op het moment waarop deze hem volgens de overeenkomst ter beschikking worden gesteld.

5.2 Indien koper afname weigert of nalatig is met het verstrekken van informatie of instructies die noodzakelijk zijn voor de levering, is KMO gerechtigd de zaken te bewaren voor rekening en risico van koper.

5.3 Het risico van de zaken gaat op koper over op het tijdstip waarop deze aan koper juridisch en/of feitelijk worden geleverd en daarmee in de macht van koper of van een door koper aan te wijzen derde worden gebracht.

5.4 Koper is verplicht zelf tijdig en structureel zijn/haar eigen (ingevoerde) data op te slaan, te controleren en reservekopieën daarvan te maken.

5.5 KMO garandeert dat de door haar geleverde software in belangrijke mate in overeenstemming is met de geldende gebruikersdocumentatie.

Artikel 6: Prijs en kosten

6.1 De prijs is exclusief BTW en eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten.

6.2 Licenties worden door KMO jaarlijks vooraf gefactureerd. De tarieven van licenties zijn telkens voor ten hoogste één contractperiode geldig. Deze tarieven worden per 1 januari van ieder jaar geïndexeerd conform de verhouding tussen het eerst gepubliceerde CBS-prijsindexcijfer van de maand december van het laatst gepubliceerde jaar voor lonen van toepassing op SBI 72 (Computerservices en informatietechnologie) ten opzichte van het voorgaande jaar. Voor zover SBI 72 in enig jaar niet is gepubliceerd, geldt het totaal SBI. Deze indexering geldt voor nieuwe contracten en contracten die per 1 januari worden verlengd. Voor de overige lopende contracten geldt bedoelde indexering telkens na ommekomst van een periode van 12 maanden gerekend vanaf de datum van ingang van deze overeenkomst.

6.3 KMO is gerechtigd tot verhoging van de prijs, anders dan de in artikel 6.2 genoemde indexatie, bijvoorbeeld in geval van wijziging of aanvulling van de overeenkomst, stijging van lonen of andere kosten. Koper wordt geacht met de prijsstijging in te stemmen, tenzij koper KMO binnen 30 dagen na de kennisgeving van de prijsstijging schriftelijk heeft meegedeeld daarmee niet in te stemmen.

Artikel 7: Betaling

7.1 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, op een door KMO aan te geven wijze in de valuta waarin is gefactureerd, zonder dat aftrek, korting of verrekening is toegestaan. Bezwaren tegen de hoogte van de facturen schorten de betalingsverplichting niet op.

7.2 Indien koper in gebreke blijft met de betaling binnen de termijn van 14 dagen dan is de koper van rechtswege in verzuim. Koper is alsdan een rente verschuldigd gelijk aan de geldende wettelijke handelsrente.

7.3 In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van de koper zijn de vorderingen van KMO op de koper onmiddellijk opeisbaar.

7.4 Facturen worden altijd verstuurd aan op het bestelformulier of de offerte vermelde contactpersoon. Wijziging van contactpersoon of instructies inzake facturatie dienen daarom altijd schriftelijk aan KMO te worden doorgegeven. Het is mogelijk dat KMO een inkoopnummer of ander kenmerk van de koper op de facturen vermeldt. In dat geval dient de koper het inkoopnummer op de voor akkoord ondertekende offerte of uiterlijk een maand voor de verlengingsdatum van de overeenkomst aan KMO kenbaar te maken. Na deze periode of bij andere facturatie eisen, is koper verplicht om de daartoe door KMO te maken administratiekosten aan KMO te betalen.

7.5 KMO is in geval van overschrijding van enige betalingstermijn gerechtigd verdere leveringen aan koper stop te zetten, totdat het volledig openstaande bedrag uit alle met KMO gesloten overeenkomsten volledig is voldaan.

Artikel 8: Eigendomsvoorbehoud

8.1 Alle door KMO geleverde zaken blijven eigendom van KMO totdat koper alle verplichtingen uit alle met KMO gesloten overeenkomsten volledig is nagekomen, waaronder begrepen rente en kosten van incasso, zoals bedoeld in deze voorwaarden.

8.2 Koper is niet bevoegd de onder het eigendomsvoorbehoud vallende zaken te verpanden noch op enige andere wijze te bezwaren.

8.3 Indien derden beslag leggen op de onder eigendomsvoorbehoud geleverde zaken dan wel rechten daarop willen vestigen of doen gelden, is koper verplicht KMO zo snel als redelijkerwijs verwacht mag worden daarvan op de hoogte te stellen.

Artikel 9: Incassokosten

9.1 Alle in redelijkheid door KMO in verband met de niet- of niet tijdige nakoming door de koper van diens betalingsverplichtingen gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso-)kosten, zijn voor rekening van de koper.

9.2 Koper is over de gemaakte incassokosten de wettelijke rente verschuldigd.

Artikel 10: Onderzoek, reclames

10.1 Klachten dienen door de koper binnen 7 dagen na ontdekking schriftelijk te worden gemeld aan KMO. De klachtbrief dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de klacht te bevatten, zodat KMO in staat is adequaat te reageren.

10.2 Indien een klacht gegrond is, is KMO bevoegd naar eigen keuze hetzij het factuurbedrag aan te passen, hetzij het betreffende product of dienst opnieuw te leveren/verrichten, hetzij een gedeel­te van het reeds betaalde prijs te restitueren zonder verdere uitvoering aan de overeenkomst te geven.

10.3 Indien de koper niet binnen de in artikel 10.1 gestelde termijn heeft gereclameerd, vervallen al zijn rechten en aanspraken uit welke hoofde dan ook, terzake van hetgeen waarover hij heeft gereclameerd of binnen die termijn had kunnen reclameren.

Artikel 11: Vervaltermijn

11.1 Onverminderd het bepaalde in artikel 10 is de koper gehouden, indien hij van oordeel is of blijft dat KMO de overeenkomst niet tijdig, niet volledig of niet behoorlijk heeft uitgevoerd, zulks –tenzij dit reeds op grond van het bepaalde in artikel 10.1 is gebeurd- onverwijld schriftelijk aan KMO kenbaar te maken en de daarop gebaseerde aanspraken binnen één jaar na dagtekening van de hiervoor bedoelde kennisgeving, dan wel binnen één jaar, nadat die kennisgeving had behoren te worden gedaan, in rechte geldend te maken, bij gebreke waarvan al zijn rechten en aanspraken te dier zake vervallen door het verstrijken van de hiervoor bedoelde termijn.

Artikel 12: Opschorting en ontbinding

12.1 Indien koper niet, niet behoorlijk of niet tijdig aan enige verplichting jegens KMO voldoet, indien koper in staat van faillissement is verklaard of een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend, indien koper surseance van betaling heeft aangevraagd of dit aan hem is verleend, indien het bedrijf van koper wordt stilgelegd of geliquideerd, indien beslag op zaken van koper wordt gelegd, dan wel indien koper onder bewind of curatele wordt gesteld, heeft KMO het recht de nakoming van al zijn verplichtingen jegens koper op te schorten dan wel de overeenkomst met koper, zonder enige ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst en zonder zelf tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, geheel of gedeeltelijk te ontbinden, een en ander onverminderd de overige rechten van KMO, waaronder die tot schadevergoeding.

Artikel 13: Aansprakelijkheid

13.1 Indien KMO aansprakelijk mocht zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen in deze bepaling is geregeld.

13.2 De aansprakelijkheid van KMO voor schade van de koper, welke is veroorzaakt door niet tijdige, niet volledige of niet behoorlijke uitvoering van de overeenkomst, is beperkt tot maximaal het (factuur)bedrag, dat door KMO aan de koper in rekening is gebracht voor de geleverde zaken en/of voor het verrichten van de werkzaamheden waarin de oorzaak van de schade is gelegen. De eventueel door KMO aan de koper verschuldigde schadevergoeding zal echter nimmer hoger zijn dan het bedrag waarvoor de aansprakelijkheid van KMO in voorkomend geval door verzekering is gedekt, althans tot maximaal het bedrag van € 5.000,= voor zover bedoelde verzekering in voorkomend geval geen dekking zou verlenen. Het voorgaande lijdt uitzondering ingeval van opzet of daarmee gelijk te stellen grove onzorgvuldigheid van KMO. Onder KMO zijn in deze en de volgende bepalingen van dit artikel mede begrepen haar werknemers alsmede eventuele door haar bij de uitvoering van de opdracht ingeschakelde derden.

13.3 KMO is niet aansprakelijk voor schade die is veroorzaakt doordat de koper niet heeft voldaan aan zijn uit artikel 3.3 voortvloeiende informatieverplichting, tenzij deze schade mede is veroorzaakt door opzet of daarmee gelijk te stellen grove onzorgvuldigheid van KMO.

13.4 KMO is voorts niet aansprakelijk voor schade die is veroorzaakt door handelen of nalaten van door koper bij de uitvoering van de opdracht betrokken derden, tenzij die schade mede is veroorzaakt door opzet of daarmee gelijk te stellen grove onzorgvuldigheid van KMO.

13.5 KMO is overigens steeds bevoegd de schade van koper zoveel mogelijk te beperken of ongedaan te maken, waartoe koper alle medewerking zal verlenen.

13.6 Koper is verplicht zijn/haar schade, waaronder mede te verstaan gevolgschade, zoveel mogelijk te beper­ken of, waar mogelijk, ongedaan te maken.

13.7 KMO is, gelet op de prijs van het geleverde, nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie. Het voorgaande lijdt uitzondering ingeval van opzet of daarmee gelijk te stellen grove onzorgvuldigheid van KMO.

Artikel 14: Vrijwaringen

14.1 De koper vrijwaart KMO voor aanspraken van derden met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op door de koper verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de overeenkomst worden gebruikt.

14.2 Koper vrijwaart KMO voor aanspraken van derden terzake van schade, welke verband houdt met of voortvloeit uit de door KMO uitgevoerde overeenkomst, indien en voor zover KMO daarvoor krachtens het bepaalde in artikel 13 niet jegens de koper aansprakelijk is.

Artikel 15: Overmacht

15.1 Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe gehinderd worden als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor hun rekening komt.

15.2 Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop KMO geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor KMO niet in staat is de verplichtingen na te komen. Werkstakingen in het bedrijf van KMO worden daaronder begrepen.

15.3 In geval van overmacht kan koper geen aanspraak maken op enige schadevergoeding.

Artikel 16: Eigendom en auteursrecht

16.1 Alle rechten van intellectuele of industriële eigendom op de door KMO verkochte en geleverde zaken berusten uitsluitend bij KMO respectievelijk diens licentiegevers. Koper verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten en bevoegdheden die hem uitdrukkelijk worden toegekend, zolang koper aan al zijn/haar (financiële) verplichtingen voldoet en voor het overige zal koper de geleverde zaken niet verveelvoudigen of daarvan kopieën vervaardigen.

16.2 Koper is ermee bekend dat de geleverde zaken vertrouwelijke informatie en bedrijfsgeheimen van KMO respectievelijk diens licentiegevers kunnen bevatten. Koper verbindt zich de vertrouwelijke informatie en bedrijfsgeheimen geheim te houden en slechts te gebruiken voor het doel waarvoor deze hem/haar ter beschikking zijn gesteld. Onder derden worden ook begrepen alle personen werkzaam in de organisatie van koper, die niet noodzakelijkerwijs de geleverde zaken behoeven te gebruiken.

16.3 Het is koper niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele of industriële eigendom uit de geleverde zaken te verwijderen of te wijzigen, daaronder begrepen aanduidingen omtrent het vertrouwelijk karakter en geheimhouding van de geleverde zaken.

16.4 Het is KMO toegestaan technische maatregelen te nemen ter bescherming van de geleverde zaken. Indien KMO door middel van technische bescherming de geleverde zaken heeft beveiligd, is het koper niet toegestaan deze beveiliging te verwijderen of te ontwijken.

16.5 KMO zal koper vrijwaren tegen elke rechtsvordering welke gebaseerd is op de bewering dat de geleverde zaken inbreuk maken op een in Nederland geldend recht van intellectuele of industriële eigendom, onder de voorwaarde dat koper KMO onverwijld schriftelijk informeert over het bestaan en de inhoud van de rechtsvordering en vervolgens de afhandeling daarvan, waaronder het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan KMO. Koper zal daartoe de nodige volmachten, informatie en medewerking aan KMO verlenen om zich, zo nodig in naam van koper, tegen deze rechtsvorderingen te verweren. De verplichting tot vrijwaring door KMO vervalt indien en voor zover de betreffende inbreuk verband houdt met wijzigingen die koper in de geleverde zaken heeft aangebracht of door derden heeft laten aanbrengen.

16.6 Indien in rechte onherroepelijk vast zou komen te staan dat de geleverde zaken inbreuk maken op enig aan een derde toebehorend recht van intellectuele of industriële eigendom of indien naar het oordeel van KMO een gerede kans bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, zal KMO de geleverde zaken tegen creditering van de verwervingskosten onder aftrek van een redelijke gebruiksvergoeding terugnemen, of zorg dragen dat koper het geleverde, of functioneel gelijkwaardige andere materialen, ongestoord kan blijven gebruiken. Iedere andere of verdergaande aansprakelijkheid of vrijwaringverplichting van KMO wegens schending van rechten van intellectuele of industriële eigendom van derden is uitgesloten, daaronder begrepen aansprakelijkheid en vrijwaringverplichtingen van KMO voor inbreuken die veroorzaakt worden door het gebruik van de geleverde zaken in een niet door KMO gemodificeerde vorm, in samenhang met niet door KMO geleverde of verstrekte zaken of op een andere wijze dan waarvoor de geleverde zaken zijn ontwikkeld of bestemd.

16.7 De broncode is onvervreemdbaar eigendom van KMO. Het is uitdrukkelijk verboden om de applicatie te decompileren of na te (laten) bouwen.

16.8 Het is koper niet toegestaan zijn of haar licentie of andere uit de overeenkomst voortvloeiende rechten aan derden over te dragen of aan derden in gebruik te geven. Koper is te allen tijde verantwoordelijk voor het gebruik en beheer van zijn of haar licentie en wachtwoord alsmede voor de eigen gegevens.

Artikel 17: Cursussen, implementatie- en/of adviesprojecten, duur overeenkomsten en varia

17.1 Indien de door KMO te verzorgen cursus door koper en/of zijn/haar medewerker(s) binnen 14 dagen vóór de cursusdatum wordt geannuleerd of de cursist komt niet opdagen, dan zullen de kosten voor de cursus volledig aan koper in rekening worden gebracht. Indien de cursist verhinderd is, kan een andere medewerker van koper in zijn/haar plaats de cursus bijwonen, waarvoor geen extra kosten in rekening worden gebracht. Indien een cursist verhinderd is voor de in onderling overleg afgesproken cursusdag, kan de cursus tot 14 dagen voor de cursusdatum kosteloos worden verplaatst. KMO is gerechtigd om de cursus vooraf aan koper te factureren.

17.2 De tussen koper en KMO overeengekomen implementatie- en/of adviesprojecten worden omschreven in de project­overeenkomst. Deze projecten worden tegen een gefixeerde prijs gefactureerd, tenzij anders overeengekomen. Bij opdrachtverlening dient koper 50% van de prijs aan KMO te betalen. De overige 50% dient koper aan het einde van het project aan KMO te voldoen. Indien geen gefixeerde prijs is overeengekomen, worden de bestede uren op basis van het uurtarief aan de cliënt in rekening gebracht. In dit geval zal KMO het verschuldigde per maand achteraf factureren.

17.3 Indien koper ter zake van het overeengekomen implementatie en/of adviesproject meer dan twee maanden geen actie meer onderneemt, terwijl de voortgang in het project van bedoelde actie afhankelijk is, zal KMO het project als beëindigd beschouwen en de laatste termijn aan koper factureren. Op het moment dat KMO constateert dat koper geen actie (meer) onderneemt, informeert KMO koper schriftelijk over het voornemen om het project als beëindigd te beschouwen. KMO stelt koper daarbij een redelijke termijn om alsnog de benodigde actie te ondernemen. Indien koper alsdan nog niet heeft gereageerd, zal de factuur aan koper worden verzonden, welke koper binnen de overeengekomen betalingstermijn aan KMO dient te betalen.

17.4 Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald, wordt deze aangegaan voor de duur van één jaar, ingaande vanaf datum ondertekening. Na het verstrijken van de overeengekomen periode wordt de overeenkomst voor eenzelfde periode stilzwijgend verlengd, tenzij één van de partijen met inachtneming van een opzegtermijn van één maand voor het einde van de (verlengde) contractstermijn schriftelijk aan de andere contractspartij heeft opgezegd. KMO zal een opzegging steeds schriftelijk bevestigen.

17.5 Koper staat er jegens KMO voor in dat de medewerker van koper die de overeenkomst met KMO afsluit, bevoegd is jegens koper deze overeenkomst met KMO aan te gaan.

17.6 KMO, waaronder in dit artikel mede te verstaan haar medewerkers en door KMO ingeschakelde derden, zal alle informatie betreffende koper, de bedrijfsvoering en alle overige informatie die zij verkrijgt bij de uitvoering van haar diensten, vertrouwelijk behandelen en deze informatie niet aan derden geven, behoudens voor zover KMO ingevolge een wettelijk voorschrift daartoe verplicht is of dat KMO toestemming heeft verkregen, dan wel vaststaat dat de informatie als algemeen/openbare informatie bekend staat. Het gegevensverkeer tussen koper en KMO-internetproducten verloopt via beveiligde verbindingen. Gegevens van kopers worden onder geen enkele voorwaarde aan derden ter beschikking gesteld. Informatie die kopers van KMO in producten van KMO vastleggen, mogen door KMO geanonimiseerd worden gebruikt ten behoeve van productverbetering door KMO.

Artikel 18: Toepasselijk recht en geschillen

18.1 De rechtbank Zutphen is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen, tenzij bepalingen van dwingend recht anders voorschrijven.

18.2 Alle rechtsverhoudingen tussen KMO en de koper waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, worden beheerst door Nederlands recht. Het Weens Koopverdrag is uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 19: Vindplaats

19.1 Deze voorwaarden zijn gedeponeerd ten kantore van de Kamer van Koophandel Oost Nederland. De voorwaarden zijn ook in te zien, te downloaden en af te drukken via de website van KMO (www.kmosolutions.nl) en worden op eerste verzoek kosteloos toegezonden.

Versie 2.1

Download de Algemene voorwaarden.

KvK: 08078575

Privacyreglement KMO Solutions

Overwegende dat het in verband met een goede bedrijfsvoering wenselijk is een regeling te treffen omtrent het verstrekken van gegevens en inlichtingen en de verplichting tot geheimhouding in het kader van de dienstverlening van KMO Solutions (hierna te noemen ‘KMO’).

Besluit:Preambule
Dit reglement beoogt het juiste gebruik van alle persoonsgegevens waarvan KMO of een van haar medewerkers kennis draagt alsmede alle tot een persoon te herleiden gegevens waarover zij de beschikking heeft, te regelen.
Onder juist gebruik wordt verstaan: die wijze van verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens conform wettelijke voorschriften de beroepscode en normen van maatschappelijk fatsoen.
Voornoemde gegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit nodig is voor het doel waartoe zij worden beheerd.

1 | Verwerkingsregister

KMO heeft conform artikel 30 lid 2 AVG een verwerkingsregister opgesteld.

1.1 Gegevens verwerker

Naam verwerker: KMO Solutions BV
Straat + nummer: Prinses Beatrixlaan 297
Postcode: 7312 DG
Stad: Apeldoorn
Land: Nederland

1.2 Gegevens Functionaris Gegevensbescherming

Naam: dhr. J. Deflers
Zakelijk telefoonnr.: 055-5383400
Zakelijk e-mailadres: functionarisgegevensbescherming@kmosolutions.nl
Zakelijk adres: Prinses Beatrixlaan 297, 7312 DG Apeldoorn

2. Verwerkingsactiviteiten

Naam verwerkingsactiviteiten 1)     Regis’t® – Online applicatie in gebruik bij externe partij

2)     KIS – Interne applicatie voor borgen klantcontacten

3)     Exact – Online applicatie voor facturatie, personeels- en financiële administratie

Doeleinde van de verwerking 1 en 2: Het verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van bedrijfsgegevens en daaraan gerelateerde contactpersonen, met als doel het  ondersteunen van de contactpersonen bij het werken met onze applicaties alsmede de wettelijke toetsing van de RI&E van een organisatie op basis van de in de applicatie vastgelegde gegevens.

3a: Het verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van bedrijfsgegevens en daaraan gerelateerde contactpersonen, met als doel het vastleggen van financiële afspraken en transacties.

3b: Voeren van een salarisadministratie voor eigen medewerkers.

Categorieën van persoonsgegevens Voor alle verwerkingsactiviteiten geldt dat alleen de NAW-gegevens van de organisatie worden gevraagd en vastgelegd (KvK informatie) alsmede van de contactpersonen hun naamgegevens en zakelijk emailadres en/of telefoonnummer. Dit zijn zakelijke gegevens en geen persoonlijk identificeerbare informatie met betrekking tot natuurlijke personen.

Voor 3b geldt dat ook BSN en financiële gegevens worden vastgelegd.

Categorieën van betrokkenen Informatie uit de activiteiten 1, 2, en 3a zijn voor alle medewerkers van KMO toegankelijk.
Informatie uit 3b is alleen toegankelijk voor directie, MT-leden en administratie personeel.
Betreft het gevoelige gegevens? 1,2,3a: Nee.
3b: Ja

3. Technische en organisatorische maatregelen

De veilige opslag van persoonlijk identificeerbare informatie is voor KMO van het grootste belang. KMO neemt grote zorgvuldigheid in acht bij het versturen van informatie van computers naar servers van KMO. KMO hanteert in haar beveiligingsbeleid de volgende uitgangspunten:

  • De verbinding met de software loopt via SSL met een browser;
  • Toegang tot de software kan alleen met de juiste autorisatie;
  • De software krijgt periodiek een beveiligingstest;
  • Dubieuze landen zijn standaard uitgesloten van de server;
  • Het rekencentrum / data center beschikt over de volgende certificaten:
    • ISO 27001
    • ISO 9001
    • ISAE 3402 Type II SOC
    • PCI DSS
    • ISO 14001
    • OHSAS 18001

KMO Solutions werkt volgens de principes Privacy by default en Privacy by design conform artikel 25 lid 1 en 2 AVG.

Er wordt door KMO een uiterst minimum aan persoonsgegevens verzameld om tenminste de gebruiker te kunnen begeleiden in het gebruik van de applicaties. Er worden alleen persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat gesteld is door KMO binnen de Scope van dit reglement. Daarnaast wordt er rekening gehouden met privacybescherming bij de ontwikkeling van nieuwe producten.

 2 | Scope

Het verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens en bedrijfsgegevens geschiedt met geen ander doel dan ter ondersteuning van een persoon bij het werken met onze applicaties alsmede de wettelijke toetsing van een organisatie op basis van de in de applicatie vastgelegde gegevens. Deze gegevens blijven in eerste instantie in de applicaties zelf, maar worden tevens vastgelegd in ondersteunende applicaties zoals Exact online en KIS (KMO Informatie Systeem). Binnen Exact en KIS kunnen aanvullend dieeteisen van personen worden vastgelegd die noodzakelijk zijn om allergieaanvallen te voorkomen.

Dit beginsel is de leidende gedachte in dit reglement. KMO schept de voorwaarden om de regels te kunnen toepassen. Dat wil zeggen dat zij zorg draagt voor beveiligd beheer en verwerking persoonlijke gegevens. Zij schept een klimaat waarin met zorg wordt omgegaan met persoonlijke gegevens en instrueert de medewerkers over onderhavige privacyreglement.

Artikel 1  In dit reglement wordt verstaan onder:

a) KMO: De Besloten Vennootschap KMO Solutions BV, inclusief haar werkmaatschappijen Regis’t BV, allen statutair gevestigd te Apeldoorn;

b) de directie: de firmanten van onder a) genoemde vennootschappen;

c) de geregistreerde: de identificeerbare natuurlijke persoon waarover persoonsgegevens verzameld en geregistreerd zijn;

d) persoonsgegevens: gegevens die naar hun aard feitelijke informatie omvatten over een persoon als gebruiker van onze softwaresystemen. Dit kan informatie betreffen welke openbaar toegankelijk is alsmede informatie die uit het systeemgebruik blijken.

e) registratie: het systematisch en voor bepaalde duur verzamelen, opslaan, bewerken en beheren van gegevensbestanden op welke wijze dan ook;

f) verstrekken van persoonsgegevens: mededeling doen, inzage verlenen, afschriften verschaffen dan wel elke andere wijze van het mogelijk maken van bekendmaking van de strekking of letterlijke inhoud van persoonsregistratie of gedeelten daarvan;

g) derden: een persoon of instantie buiten KMO, behoudens de geregistreerde;

h) wet en regelgeving: die wet en regelgeving die relevant is met betrekking tot uitvoering en toetsing van de RI&E.

i) overdracht: het overdragen van de persoonsgegevens aan een andere houder;

j) opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die aan KMO opdracht heeft verstrekt tot het gebruik van KMO applicaties en verrichten van ondersteunende werkzaamheden en diensten, een en ander in de ruimste zin van het woord.

3 | Algemene bepalingen

Artikel 2 Registratie van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend op grond van de doelstelling en taken van KMO zoals de verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van opdrachten als beschreven onder 1 | scope en/of ter uitvoering van een wettelijke plicht en daarmede samenhangende wettelijke bepalingen en algemeen verbindende voorschriften opgelegd aan KMO zelf (loonadministratie). De registratie beperkt zich tot die informatie welke direct ten dienste staat voor de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van KMO uit te voeren taken. De registratie van persoonsgegevens vindt plaats binnen een beveiligde omgeving waarvoor een dubbele authenticatie is vereist.

De autorisaties voor deze applicaties zijn als volgt ingeregeld: Beheer autorisatie  –  Geautoriseerden  –  Toegang tot gegevens. Indien van toepassing sluit KMO een bewerkersovereenkomst af met derden waarin de verantwoordelijkheid voor de gegevens en het recht op bewerking geregeld is. Persoonlijke aantekeningen behoren niet tot het dossier en worden gescheiden (beveiligd) bewaard. Deze aantekeningen zijn alleen voor eigen gebruik en worden vernietigd/verwijderd zodra ze hun functie hebben vervuld.

Artikel 3 Dit reglement is onderworpen aan de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en alle daarop betrekking hebbende besluiten, algemeen verbindende maatregelen en bepalingen alsmede de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen.

Artikel 4 Ieder gegeven dat iets zegt omtrent een hoedanigheid van een bepaalde of een bepaalbare natuurlijke persoon, ongeacht of dit gegeven wordt gebruikt, valt onder dit reglement.

4 | Bepaling betreffende minderjarigen

Artikel 5 Voor minderjarigen onder de leeftijd van 16 jaar en onder curatele gestelden moet de wettelijke vertegenwoordiger een beroep doen op de rechten in dit reglement vervat.

5 | Bepaling betreffende vertegenwoordiging

Artikel 6 Indien de geregistreerde zich laat vertegenwoordigen door een gevolmachtigde dient deze te beschikken over een schriftelijke volmacht die getoond dient te worden ter inzage.

6 | Bepaling betreffende doel

Artikel 7 Doel van de registratie persoons- en andere gegevens is te beschikken over uitsluitend die gegevens betreffende geregistreerde of diens werkgever die noodzakelijk zijn bij het verrichten van diensten zoals in scope beschreven staan.

7 | Bepalingen betreffende verkrijging

Artikel 8 Alle gegevens die worden toegelaten tot de registratie:

  • gegevens die openbaar toegankelijk zijn;
  • gegevens die rechtstreeks mondeling of schriftelijk afkomstig zijn van de betrokkene of diens gevolmachtigde;
  • dan wel gegevens die voor zover nodig middels de KMO applicatie zijn verkregen.

Artikel 9 De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk door KMO op hun juistheid gecontroleerd alvorens te worden opgeslagen.

8 | Bepalingen betreffende verantwoordelijke en aansprakelijkheid

Artikel 10 Verantwoordelijke en bewerker van alle persoonsgegevens is KMO.

Artikel 11 KMO is aansprakelijk voor handelen door of onder verantwoordelijkheid van KMO in strijd met van toepassing zijnde wettelijke voorschriften omtrent privacybescherming of in strijd met dit reglement waar het persoonsgegevens betreft.

9 | Bepalingen betreffende toegang tot gegevens

Artikel 12 Toegang tot de persoonsgegevens hebben die medewerkers van KMO die krachtens hun functie en taken direct dan wel indirect betrokken zijn bij de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van KMO uit te voeren contractuele taken betreffende geregistreerde.

10 | Bepalingen betreffende verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Artikel 13 Door KMO worden persoonsgegevens slechts aan derde verstrekt, voor zover zulks overeenstemt met het doel van de persoonsregistratie, zulks wordt vereist in gevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van de geregistreerde of diens gevolmachtigde.

Artikel 14 Indien geen wettelijke voorschriften van toepassing zijn worden overige persoonsgegevens uitsluitend verstrekt na schriftelijke toestemming van de geregistreerde of diens gevolmachtigde.

11 | Bepaling betreffende geheimhouding

Artikel 15 Alle medewerkers van KMO die kennis krijgen van gegevens uit de persoonsregistratie of delen ervan zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij gegevensverstrekking in overeenstemming met het doel van de registratie is of er enig wettelijk voorschrift vereist is.

Artikel 16 Verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie aan een derde blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift of dit reglement geheimhouding geboden is. Enkel ten behoeve van audits krijgt een externe auditor – na ondertekening van een geheimhoudingsverklaring – inzage.

12 | Bepaling betreffende toestemming

Artikel 17 Indien voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie toestemming van de geregistreerde of diens gevolmachtigde is vereist, kan deze uitsluitend schriftelijk worden gegeven. De toestemming kan betrekking hebben op een geval of op een beperkte categorie van gevallen en moet in het geschrift duidelijk zijn omschreven. De toestemming kan steeds schriftelijk worden ingetrokken.

13 | Bepalingen betreffende beëindiging van gegevensbewaring

Artikel 18 KMO zal de geregistreerde persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld, tenzij op grond van wettelijk voorschrift anders is voorgeschreven. Indien er geen wettelijke of andersoortige noodzaak meer bestaat tot het bewaren van gegevens worden alle tot de persoon te herleiden gegevens ontoegankelijk gemaakt dan wel vernietigd. Bij beëindiging van de gesloten overeenkomst(en) worden alle tot de persoon van de cliënt te herleiden gegevens, data/ en of resultaten twee jaar na beëindiging van de dienstverlening verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht worden tien jaar bewaard.

Artikel 19 Slechts in die gevallen waarin de wet of dit reglement voorziet kan KMO over de in Artikel 18 genoemde gegevens beschikken.

14 | Bepaling betreffende informatie aan geregistreerde

Artikel 20 Tenzij wettelijke of zwaarwegende maatschappelijke belangen zich daartegen verzetten wordt de geregistreerde of diens gevolmachtigde geïnformeerd omtrent het doel waarvoor zijn gegevens worden verzameld en verwerkt. Tevens wordt aan hem binnen een maand na gegevensverstrekking aan derden meegedeeld dat gegevensverstrekking aan derden heeft plaatsgevonden.

15 | Bepalingen betreffende inzagerecht gegevens

Artikel 21 KMO is verplicht om aan eenieder waarvan zij over gegevens beschikt, in persoon dan wel aan een gevolmachtigde of aan diens wettelijke vertegenwoordiger op diens verzoek volledige inzage te geven in de betreffende gegevens.

Artikel 22 Inzage van gegevens geschiedt per ommegaande aan de persoon van wie het de gegevens betreft of diens wettelijk vertegenwoordiger. Indien het een aanvraag via een gevolmachtigde betreft geeft KMO binnen maximaal vier weken na aanvraag inzage. KMO verstrekt een volledige kopie van alle beschikbare gegevens, dan wel, voor zover de privacy van anderen hiermee niet geschaad wordt, door middel van inzage in de originele gegevens.

16 | Bepalingen betreffende correctierecht

Artikel 23 Desgevraagd kan eenieder van wie KMO persoonsgegevens ter kennis heeft gekregen in persoon of bij gevolmachtigde een verzoek doen tot correctie van deze gegevens.

Artikel 24 Correctie zal plaatsvinden indien blijkt dat er sprake is van feitelijke onjuistheid, onvolledigheid of strijd met enige wettelijke bepaling.

Artikel 25 Correctie wordt eerst overwogen nadat een verzoek daartoe van de geregistreerde is ontvangen. Indien er gronden zijn om aan het correctieverzoek tegemoet te komen dient KMO binnen vier weken een afschrift van de gecorrigeerde gegevens aan de verzoeker toe te zenden.

Artikel 26 Weigering om tot de gevraagde correcties over te gaan deelt KMO binnen vier weken na ontvangst van het daartoe strekkende verzoek mede aan de geregistreerde.

Artikel 27 De weigering is met redenen omkleed.

Artikel 28 Het verzoek tot correctie wordt in het betreffende dossier opgenomen.

Artikel 29 Waar nodig doet KMO mededeling van de correctie van de gegevens aan derden belanghebbenden voor zover de wet dit toestaat of met toestemming van de geregistreerde.

17 | Bepaling betreffende bekendmaking

Artikel 30 Inhoud c.q. strekking van de in dit reglement vervatte bepalingen worden aan ieder die dit aangaat bekend gemaakt. Op verzoek wordt kosteloos één exemplaar van het reglement aan de geregistreerde en andere belanghebbenden ter beschikking gesteld.

18 | Bepalingen betreffende overdracht van persoonsgegevens

Artikel 31 Indien de opdrachtgever een overeenkomst sluit met een andere instelling om de re-integratietaken in diens opdracht te verrichten en KMO verzoekt alle door haar verzamelde persoonsgegevens aan die andere instelling over te dragen, is KMO niet verplicht aan dit verzoek gevolg te geven.

Artikel 32 KMO geeft slechts gevolg aan dit verzoek voor zover de geregistreerde hiermee instemt en voor zover de bescherming van de persoonsgegevens naar haar oordeel afdoende is gewaarborgd door de andere instelling.

Artikel 33 KMO zorgt voor de nodige informatie aan de geregistreerde omtrent de overdracht. KMO zorgt voor het verkrijgen van de vereiste toestemming van de geregistreerde.

19 | Slotbepalingen

Artikel 34 Inwerkingtreding. Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 mei 2018.

Artikel 35 Dit reglement wordt aangehaald als: Privacyreglement KMO BV, versie mei 2018.

Artikel 36 Klachtenreglement en procedure. Dit reglement is onderhavig aan het klachtenreglement en de klachtenprocedure van KMO, versie februari 2017. Deze zijn verkrijgbaar via www.kmosolutions.nl of per post na een schriftelijk of telefonisch verzoek daartoe. (Artikel 10.1 van de Algemene voorwaarden op https://www.kmosolutions.nl/over-kmo/algemene-voorwaarden/)

20 | Beveiligingsbeleid

De veilige opslag van persoonlijk identificeerbare informatie is voor KMO van het grootste belang. KMO neemt grote zorgvuldigheid in acht bij het versturen van informatie van computers naar servers van KMO. KMO hanteert in haar beveiligingsbeleid de volgende uitgangspunten:

  • De verbinding met de software loopt via SSL met een browser;
  • Toegang tot de software kan alleen met de juiste autorisatie;
  • De software krijgt periodiek een beveiligingstest;
  • Dubieuze landen zijn standaard uitgesloten van de server;
  • Het rekencentrum / data center beschikt over de volgende certificaten:
    • ISO 27001
    • ISO 9001
    • ISAE 3402 Type II SOC
    • PCI DSS
    • ISO 14001
    • OHSAS 18001

21 | Gebruik van cookies

Cookies vergemakkelijken het gebruik van internet, omdat ze voorkeuren opslaan tijdens aanwezigheid op een website. De sites van KMO maken geen gebruik van cookies om persoonlijk identificeerbare informatie van de computer van een bezoeker te halen die niet oorspronkelijk als cookie verzonden was. Persoonlijk identificeerbare informatie die door cookies verzonden is, zal door KMO niet worden gebruikt voor promotionele of marketingdoeleinden, noch worden gedeeld met derden.
Het gebruik van cookies is op ieder moment uit te schakelen via het browsermenu. Het uitschakelen van cookies kan echter tot gevolg hebben dat bepaalde onderdelen van de sites niet goed functioneren.

22 | Procedure Datalekken

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt KMO dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP.
KMO heeft een cyberrisicoverzekering van AIG afgesloten om begeleiding te krijgen bij de eerste respons bij (verdenking van) een datalek. Er is binnen één uur contact met een Respons Adviseur om te bespreken hoe er bijstand en juridisch advies geboden kan worden.


Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

KMO heeft als verwerkingsverantwoordelijke een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren en optreden als contactpersoon van het AP.

De FG is te bereiken door middel van de volgende contactgegevens:

Naam: dhr. J. Deflers
Telefoonnummer (zakelijk): 055-5383400
Adres (zakelijk): Prinses Beatrixlaan 297, 7312 DG Apeldoorn
E-mailadres (zakelijk): functionarisgegevensbescherming@kmosolutions.nl

Disclaimer

E-mailcommunicatie
De informatie die KMO Solutions-medewerkers in e-mailberichten verzenden is vertrouwelijk en is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n). Openbaarmaking, vermenigvuldiging en/of verstrekking van de informatie aan derden is niet toegestaan.

Indien de inhoud van een e-mailbericht u als geadresseerde onvolledig of onduidelijk bereikt of indien een daarin genoemde bijlage ontbreekt, wordt u verzocht contact met ons op te nemen.

Indien u als niet-geadresseerde een e-mailbericht ontvangt, verzoeken wij u de onterechte ontvangst van dit bericht per omgaande per telefoon onder nummer 055-5383400 of per e-mail onder e-mailadres klantenservice [at] kmosolutions.nl aan ons te melden. Tevens wordt u alsdan verzocht de inhoud van dit e-mailbericht te vernietigen en het uit uw geautomatiseerd systeem te verwijderen.

Het deelnemen aan e-mailverkeer en/of het gebruik van e-mailberichten is niet zonder risico’s. Wij wijzen dan ook op voorhand iedere aansprakelijkheid voor schade als gevolg van het gebruik van de van ons afkomstige e-mailberichten van de hand. In het bijzonder zijn wij nimmer aansprakelijk voor schade als gevolg van de aanwezigheid van eventuele computervirussen.

Deze website…
…is met zorg samengesteld. Wij spannen ons in om ervoor te zorgen dat de informatie die u op deze website vindt correct is. Het kan echter voorkomen dat de informatie niet volledig en/of juist is. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor enige vorm van schade, die mogelijk uit het gebruik van de informatie kan ontstaan. Daarnaast aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor sites die niet door ons worden onderhouden, waarnaar wordt verwezen of die verwijzingen naar onze site bevatten. Wij houden ons het recht voor de inhoud van de site zonder nadere kennisgeving te wijzigen.

Vermenigvuldiging
De op deze site opgenomen afbeeldingen, (handels)namen, logo’s en teksten zijn hetzij ons exclusieve eigendom, hetzij voeren wij in licentie. Ze worden beschermd door auteursrecht, merkenrecht en/of enig ander intellectueel eigendomsrecht. Deze rechten gaan op geen enkele wijze over op bezoekers van deze site. Gehele of gedeeltelijke overneming van de inhoud van de site, op welke wijze dan ook, is zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming niet toegestaan.

Regis’t®…
… is een geregistreerd handelsmerk van KMO Solutions.

We gebruiken cookies om er zeker van te zijn dat je onze website zo goed mogelijk beleeft. Kies hiernaast voor accepteren als je akkoord gaat met deze instellingen. Meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten