Algemene voorwaarden, privacybeleid en disclaimer

Algemene Voorwaarden KMO Solutions

Versie 2021-02

KMO Solutions B.V., met KvK-nummer 08049133, statutair gevestigd te Apeldoorn en kantoorhoudende aan de Prins Willem-Alexanderlaan 723 (7311 ST) te Apeldoorn (hierna: ‘KMO’).

 

1. Definities

1.1 Dienst: de dienst zoals geleverd door KMO aan Opdrachtgever en gespecificeerd in de offerte of Overeenkomst. Deze Dienst kan onder andere bestaan uit het ter beschikking stellen van de Softwareapplicatie, het geven Opleidingen, Consultancy en Advisering en/of eventuele Overige Diensten, een en ander zoals beschreven in de Overeenkomst.

1.2 Overeenkomst: de tussen Partijen gesloten overeenkomst, inclusief bijbehorende bijlagen.

1.3 Partij: KMO en Opdrachtgever worden gezamenlijk aangeduid als Partijen en individueel als Partij.

1.4 Softwareapplicatie: het door KMO aangeboden platform voor het ontwikkelen en uitvoeren van de wettelijke risico-inventarisatie & evaluatie alsmede het verlenen van bijbehorende support.

1.5 Opleidingen: de door KMO ten behoeve van Opdrachtgever te verlenen opleidingen, cursussen en workshops ter zake het werken met de software en/of het creëren van een veilige en/of gezonde werkomgeving in de organisatie van Opdrachtgever.

1.6 Vertrouwelijke Informatie: gegevens die door de verstrekkende Partij als zodanig zijn aangeduid alsmede of waarvan de andere Partij de vertrouwelijke aard behoort te begrijpen, waaronder in ieder geval begrepen zakelijke informatie en gegevens, persoonsgegevens van (eind)gebruikers, bedrijfsinformatie (zoals offertes, prijzen, marges, condities, personeelsbeleid, bedrijfsplannen) van de andere Partij en programmatuur van Partijen.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en Overeenkomsten waarbij KMO goederen en/of diensten van welke aard ook en onder welke benaming dan ook aan Opdrachtgever levert.

3. Aanbiedingen

3.1 Alle aanbiedingen en andere uitingen van KMO zijn vrijblijvend, tenzij door KMO schriftelijk anders is aangegeven onder verwijzing naar de betreffende aanbieding of uiting. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door of namens hem aan KMO verstrekte gegevens waarop KMO haar aanbieding heeft gebaseerd.

3.2 Een door KMO uitgebrachte offerte kent een geldigheidsduur van 30 dagen, tenzij de offerte anders vermeldt.

4. Onderwerp van de Overeenkomst

4.1 KMO zal zich naar beste kunnen inspannen de Diensten met zorg uit te voeren, maar kan op geen enkele wijze geacht worden een resultaatsverplichting te zijn aangegaan. Alle Diensten van KMO worden derhalve uitgevoerd op basis van een inspanningsverplichting.

4.2 Alle door Partijen overeengekomen data gelden steeds als streefdata en binden KMO niet. De enkele overschrijding van een genoemde of overeengekomen termijn brengt KMO niet in verzuim.

4.3 In alle gevallen, derhalve ook indien Partijen schriftelijk en uitdrukkelijk een uiterste termijn zijn overeengekomen, komt KMO wegens tijdsoverschrijding eerst in verzuim nadat Opdrachtgever hem schriftelijk in gebreke heeft gesteld en KMO een redelijke termijn heeft vergund om de vermeende tekortkoming te herstellen.

4.4 KMO is niet gebonden aan al dan niet uiterste termijnen die vanwege buiten zijn macht gelegen omstandigheden die zich na het aangaan van de Overeenkomst hebben voorgedaan, niet meer gehaald kunnen worden. Evenmin is KMO gebonden aan een al dan niet uiterste termijn als Partijen een wijziging van de inhoud of omvang van de Overeenkomst (zoals meerwerk en/of een wijziging van specificaties) zijn overeengekomen. Indien overschrijding van enige termijn dreigt, zullen Partijen zo spoedig mogelijk hierover in overleg treden.

5. Duur en beëindiging Overeenkomst

5.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, vangt de Overeenkomst aan op moment van ondertekening door beide Partijen en heeft deze een initiële duur van minimaal een kalenderjaar vanaf het moment van ondertekening. Na deze initiële periode wordt de duur van de Overeenkomst steeds stilzwijgend verlengd met één jaar, behoudens opzegging van de Overeenkomst zoals bepaald in artikel 2. Partijen kunnen een Overeenkomst die voor een bepaalde tijd is aangegaan of die naar zijn aard en inhoud door volbrenging eindigt niet tussentijds opzeggen.

5.2 Elk der Partijen kan de Overeenkomst zonder opgave van reden schriftelijk opzeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden vóór het einde van de contractperiode.

5.3 Elk der Partijen kan de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk schriftelijk beëindigen indien de andere Partij - al dan niet voorlopig - surséance van betaling wordt verleend, indien ten aanzien van de andere Partij faillissement wordt aangevraagd of indien de onderneming van de andere Partij definitief wordt geliquideerd of beëindigd anders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoeging van ondernemingen.

5.4 Partijen zijn wegens beëindiging zoals bepaald in artikelen 2 en 5.3 niet gehouden tot enige restitutie van reeds ontvangen gelden en/of tot vergoeding van schade of kosten jegens de andere Partij.

5.5 Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien de andere Partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn wezenlijke verplichtingen, maar niet voordat de tekortschietende Partij schriftelijk in gebreke is gesteld, deze Partij een redelijke termijn is gegund en gedurende die termijn de tekortkoming niet heeft hersteld. Het in dit lid bepaalde laat de overige rechten van de Partij die deze Overeenkomst beëindigt onverlet.

5.6 Indien deze Overeenkomst wordt beëindigd, om welke reden dan ook, vervalt het recht tot gebruik van aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde Diensten onmiddellijk van rechtswege, zonder dat hiervoor vervulling van enige formaliteit is vereist.

6. Vergoeding en betalingsvoorwaarden

6.1 Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting (btw) en andere heffingen die van overheidswege worden opgelegd.

6.2 Facturering van de jaarlijkse vaste vergoeding vindt plaats aan het begin van iedere contractperiode. Indien en voor zover de initiële periode zoals bedoeld in artikel 1 korter is dan een volledig kalenderjaar, zal voor de initiële periode een bedrag naar rato van de jaarlijkse kosten in rekening worden gebracht.

6.3 Facturen worden door Opdrachtgever betaald volgens de op de factuur vermelde betalingscondities. Bij het ontbreken van een vermelding zal de Opdrachtgever een factuur binnen veertien (14) dagen na factuurdatum betalen. Opdrachtgever is nimmer gerechtigd tot verrekening of tot opschorting van een betaling.

6.4 KMO is te allen tijde gerechtigd om schriftelijk en met inachtneming van een termijn van ten minste drie (3) maanden de geldende prijzen en tarieven van de Diensten aan te passen. KMO is in zodanig geval niet gehouden tot enige vergoeding van schade en/of kosten.

6.5 Het in artikel 4 bepaalde laat onverlet het recht van KMO om per 1 januari van enig kalenderjaar de overeengekomen prijzen aan te passen in overeenstemming met het prijsindexcijfer Commerciële dienstverlening (2015=100), zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek. Een aanpassing zoals bedoeld in dit lid, geeft Opdrachtgever niet het recht de Overeenkomst te beëindigen.

6.6 Indien Opdrachtgever de verschuldigde bedragen niet tijdig betaalt, is Opdrachtgever, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling nodig is, over het openstaande bedrag de wettelijke (handels)rente verschuldigd. Indien Opdrachtgever na aanmaning of ingebrekestelling nalatig blijft de vordering te voldoen, kan KMO de vordering uit handen geven, in welk geval Opdrachtgever naast het dan verschuldigde totale bedrag tevens gehouden is tot vergoeding van alle buitengerechtelijke kosten, waaronder kosten berekend door externe deskundigen naast de in rechte vastgestelde kosten, onverminderd de overige rechten van KMO.

6.7 In de gevallen waarin Partijen een gefixeerde prijs hebben afgesproken, is Opdrachtgever 50% van de totale gefixeerde prijs verschuldigd bij het aangaan van de Overeenkomst. De overige 50% dient Opdrachtgever te voldoen aan het einde van de werkzaamheden, of het moment dat de rechten van Opdrachtgever zijn vervallen zoals beschreven in artikel 6, afhankelijk van welk moment eerder komt. Indien geen gefixeerde prijs is aangegaan, zijn de vergoedingen telkens per kalendermaand achteraf door Opdrachtgever verschuldigd. In afwijking van het voorgaande is Opdrachtgever bij afname van een Opleiding(sdag) de volledige vergoeding verschuldigd bij het aangaan van de Overeenkomst.

6.8 KMO rekent een weekend- en avondtarief van 150% buiten kantoortijden. De kantoortijden van KMO zijn van maandag tot en met vrijdag tussen 08:00 uur en 18:00 uur. Voor nationaal erkende feestdagen wordt een feestdagentarief van 200% gehanteerd. Het bepaalde in dit artikel staat los van de bereikbaarheidstijden van de helpdesk van KMO.

7. Rechten en verplichtingen Opdrachtgever

7.1 Het gebruik van de Softwareapplicatie is uitsluitend toegestaan door de (eind)gebruikers.

7.2 De verantwoordelijkheid voor het gebruik van alle met behulp van de Softwareapplicatie gegenereerde vragenlijsten, plannen van aanpak en rapporten (hierna: “Documenten”) ligt bij de Opdrachtgever. De rapporten en documenten zijn gebaseerd op de antwoorden die de betreffende Deelnemer heeft ingevuld. Opdrachtgever erkent de beperkingen van deze Documenten. KMO is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit dan wel samenhangende met het gebruik van deze Documenten of voor de gevolgen van door de Opdrachtgever op basis van deze Documenten genomen beslissingen. De Opdrachtgever vrijwaart KMO voor alle rechtsvorderingen van derden gebaseerd op het gebruik van de Documenten en de daaruit voortvloeiende schade.

7.3 KMO kan te allen tijde wijzigingen in de inhoud of omvang van de Diensten aanbrengen. Indien door KMO geïnitieerde wijzigingen interne kosten voor de Opdrachtgever met zich meebrengen, kan Opdrachtgever de Overeenkomst schriftelijk door opzegging beëindigen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt, tenzij (a) KMO de redelijke interne kosten van Opdrachtgever die rechtstreeks voortvloeien uit de wijziging voor zijn rekening neemt; of (b) het bepaalde in artikel 4 van toepassing is. KMO zal, indien de Overeenkomst door Opdrachtgever wordt opgezegd op grond van het in dit lid bepaalde, niet gehouden zijn tot vergoeding van schade of andere kosten.

7.4 Onverlet het bepaalde in artikel 3 is KMO te allen tijde bevoegd wijzigingen in de Softwareapplicatie aan te brengen die naar haar inzicht de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren dan wel niet wijzigt, waaronder mede begrepen uitbreiding van de functionaliteit alsmede wijzigingen van de service levels die een verbetering voor de Opdrachtgever opleveren dan wel geen verslechtering ten opzichte van de alsdan geldende service levels. Hetzelfde geldt voor wijzigingen die verband houdt met wijzigingen in relevante wetgeving of andere door bevoegde instanties gegeven voorschriften. Wijzigingen in de Diensten zoals bedoeld in dit artikel geeft de Opdrachtgever niet de bevoegdheid de Overeenkomst op te zeggen.

7.5 Opdrachtgever zal KMO steeds tijdig alle voor een behoorlijke uitvoering van de Overeenkomst nuttige en noodzakelijke gegevens of inlichtingen verschaffen en alle medewerking verlenen.

7.6 Tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen vervallen alle rechten van Opdrachtgever op het (alsnog) gebruiken van openstaande, ongebruikte en/of resterende dagen van Opleiding, toetsing, consultancy en/of advisering, van rechtswege 12 maanden na het moment dat Partijen de Overeenkomst zijn aangegaan waarin de levering van deze Opleiding, toetsing, consultancy en/of advisering is overeengekomen. Opdrachtgever heeft hierbij geen recht op enige restitutie en KMO is hiertoe nimmer schadeplichtig. Voor zover Opdrachtgever enige (rest)vergoeding verschuldigd is in het kader van deze Opleiding, toetsing, consultancy en/of advisering ongeacht of hiervan gebruik is gemaakt, is deze ineens (volledig) opeisbaar na het verstrijken van deze 12 maanden. In afwijking van het voorgaande vervalt het recht op een Afspraak die door Opdrachtgever is verplaatst (zoals beschreven in artikel 1), pas op de dag volgend op de dag waarop deze nieuwe Afspraak zou plaatsvinden, indien dit moment later is dan het moment zoals beschreven in de eerste zin van dit artikellid.

7.7 Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het maken van back-ups, tenzij nadrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen. Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor een goede en volledige back-up van zijn gegevens en controle hiervan.

7.8 Indien een Overeenkomst tot het geven van Opleidingen is aangegaan met het oog op de uitvoering door een bepaald persoon, is KMO steeds bevoegd deze persoon te vervangen door één of meerdere ander personen met vergelijkbare kwalificaties.

8. Wijziging opdracht en meerwerk

8.1 Indien KMO op verzoek of met voorafgaande instemming van Opdrachtgever werkzaamheden of andere prestaties heeft verricht die buiten de inhoud of omvang van de overeengekomen Diensten vallen, zullen deze werkzaamheden of prestaties door Opdrachtgever worden vergoed volgens de gebruikelijke tarieven van KMO. KMO is nimmer verplicht aan een dergelijk verzoek te voldoen en hij kan verlangen dat daarvoor een afzonderlijke schriftelijke Overeenkomst wordt gesloten.

8.2 Wijzigingen in de Overeenkomst als bedoeld in artikel 1 kan het verwachte of overeengekomen tijdstip van voltooiing van Overeenkomst, en de wederzijdse verplichtingen van Partijen beïnvloeden. De Opdrachtgever aanvaardt de consequenties van deze wijzigingen en kan hieraan nimmer het recht ontlenen de Overeenkomst te ontbinden of op te schorten.

9. Programmatuur en/of hosting derden

9.1 Wanneer KMO programmatuur en/of hosting van derden aan Opdrachtgever levert zijn daarop de (licentie)voorwaarden van die derden van toepassing. Die (licentie)voorwaarden gelden dan boven alle andere voorwaarden die Partijen hebben afgesproken. KMO verstrekt Opdrachtgever een kopie van die (licentie)voorwaarden of de hyperlink naar de website waar de voorwaarden kunnen worden geraadpleegd en gedownload.

9.2 Wanneer die (licentie)voorwaarden van derden om welke reden dan ook geacht worden niet van toepassing te zijn tussen KMO en Opdrachtgever, of buiten toepassing worden verklaard, dan gelden deze algemene voorwaarden.

9.3 KMO verleent geen garanties met betrekking tot de programmatuur en/of apparatuur van derden.

10. Geheimhouding

10.1 Geen van beide Partijen zal zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij Vertrouwelijke Informatie op enige wijze openbaar maken aan een derde. De Partij die Vertrouwelijke Informatie ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.

10.2 Deze geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing op Vertrouwelijke Informatie:

a) Die openbaar bekend is, zonder dat deze openbaarmaking een gevolg is van een ongeoorloofde daad van de Partij waarvan de informatie niet afkomstig is;

b) waarvan vrijgave is vereist op grond van enige wettelijke bepaling, bevoegd gegeven rechterlijk bevel of bevoegd gegeven bevel van een toezichthoudende instantie, één en ander op voorwaarde van voorafgaande schriftelijke kennisgeving van de openbarende Partij, aan de Partij wiens informatie het betreft, dat dergelijke informatie wordt vrijgegeven;

c) die reeds aan Partijen bekend was voor de door de andere Partij gedane verstrekking van informatie, waarbij de bewijslast rust op de Partij die het zich beroept op het ontbreken van de vertrouwelijkheid;

d) die door de ene Partij op zelfstandige wijze en niet afhankelijk van vertrouwelijke informatie van de andere Partij is ontwikkeld;

e) die door de Partij op rechtmatige wijze zonder een plicht tot geheimhouding van derden is verkregen.

10.3 In geval van beëindiging van de Overeenkomst zullen Partijen de aan elkaar ter beschikking gestelde Vertrouwelijke Informatie en gegevens vernietigen, verwijderen of op een nader overeen te komen wijze aan de betreffende Partij teruggeven.

10.4 Het staat Partijen vrij kenbaar te maken dat zij de Overeenkomst hebben gesloten.

11. Gebruik onderopdrachtnemers

11.1 KMO is gerechtigd om in het kader van de Overeenkomst gebruik te maken van diensten van een derde. KMO zal Opdrachtgever op diens verzoek informeren over de identiteit en vestigingsplaats van de derde. Indien de derde gevestigd is in een land dat geen passend beschermingsniveau betreffende het beschermen van persoonsgegevens biedt, eerst na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van Opdrachtgever, welke toestemming Opdrachtgever niet op onredelijke gronden zal onthouden.

11.2 KMO zal aan de door hem ingeschakelde derde tenminste dezelfde verplichtingen opleggen als voor hemzelf uit de Overeenkomst voortvloeien.

12. Softwareapplicatie

12.1 KMO staat er niet voor in dat de Softwareapplicatie foutloos is en zonder onderbrekingen functioneert. KMO zal zich er voor inspannen fouten in de programmatuur binnen een redelijke termijn te herstellen indien en voor zover het programmatuur betreft die door KMO zelf is ontwikkeld en de desbetreffende gebreken door Opdrachtgever gedetailleerd omschreven schriftelijk bij KMO zijn gemeld. KMO kan in voorkomend geval het herstel van de gebreken uitstellen totdat een nieuwe versie van de programmatuur in gebruik wordt genomen. KMO staat er niet voor in dat gebreken in programmatuur die niet zelf door KMO is ontwikkeld, zullen worden verholpen. KMO is gerechtigd tijdelijke oplossingen en/of programma- omwegen of probleemvermijdende beperkingen in de programmatuur aan te brengen. Opdrachtgever zal op basis van de door KMO verstrekte inlichtingen omtrent maatregelen ter voorkoming en beperking van de gevolgen van storingen, gebreken in de Softwareapplicatie, verminking of verlies van gegevens of andere incidenten de risico’s voor zijn organisatie inventariseren en zo nodig aanvullende maatregelen treffen. KMO verklaart zich bereid om op verzoek van Opdrachtgever naar redelijkheid medewerking te verlenen aan verdere door Opdrachtgever te nemen maatregelen, tegen door KMO te stellen (financiële) voorwaarden. KMO is nooit gehouden tot herstel van verminkte of verloren gegane gegevens.

12.2 KMO staat er niet voor in dat de Softwareapplicatie tijdig wordt aangepast aan wijzigingen in relevante wet- en regelgeving.

13. Rechten van intellectuele eigendom

13.1 Alle door KMO onder de Overeenkomst ontwikkelde of aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde werken waarop rechten van intellectuele eigendom rusten, al dan niet als onderdeel van de Diensten, zoals computerprogrammatuur in object- en broncode en andere uitingsvormen, grafische interfaces, databanken, vragen, rapporten, analyses, ontwerpen en allerhande documentatie, blijven het volledige en exclusieve eigendom respectievelijk voorwerp van intellectuele en industriële eigendom van KMO, dan wel, indien van toepassing, haar licentiegevers en/of toeleveranciers, ook indien Opdrachtgever een vergoeding betaalt voor het ontwikkelen of aanschaffen ervan door KMO. De broncode van de programmatuur en de bij de ontwikkeling van de programmatuur voortgebrachte technische documentatie worden nimmer aan Opdrachtgever ter beschikking gesteld, ook niet indien Opdrachtgever bereid is voor deze terbeschikkingstelling een financiële vergoeding te voldoen. Opdrachtgever erkent dat de broncode een vertrouwelijk karakter heeft en dat deze bedrijfsgeheimen van KMO en haar toeleveranciers bevat.

13.2 Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een aan Opdrachtgever toekomend recht tot gebruik of toegang ten aanzien van de (resultaten van de) Diensten en overige in artikel 1 genoemde werken, beperkt tot gebruik door Opdrachtgever ten behoeve van uitsluitend diens interne doeleinden gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Een dergelijk recht is niet-exclusief, niet-sublicentieerbaar en niet-overdraagbaar. Ieder ander dan voornoemd gebruik door Opdrachtgever, waaronder in gebruikgeving aan derden of anderszins, is nadrukkelijk niet geoorloofd.

13.3 Tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen, gaat de licentie die Opdrachtgever verkrijgt zoals beschreven in artikel 2, niet eerder in dan op de eerste (kalender)dag van de maand volgend op de ingangsdatum van de Overeenkomst zoals beschreven in artikel 5.1.

13.4 Het is Opdrachtgever niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele of industriële eigendom uit de werken zoals bedoeld in artikel 1 te verwijderen of te wijzigen.

13.5 Opdrachtgever zal geen aanduiding(en) betreffende het vertrouwelijke karakter dan wel betreffende auteursrechten, merken, handelsnamen of enig ander recht van intellectuele eigendom uit de programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of materialen (doen) verwijderen of (laten) wijzigen.

13.6 Opdrachtgever verleent aan KMO het recht om de (handels)namen en logo’s van Opdrachtgever te gebruiken ter promotie van de diensten van KMO, inclusief vermelding op de website en andere media die KMO voor dat doel gebruikt.

14. Privacy en gegevensverwerking

14.1 Opdrachtgever zal KMO desgevraagd schriftelijk informeren over de wijze waarop Opdrachtgever uitvoering geeft aan zijn verplichtingen op grond van de wetgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens, indien dit voor de uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijk is.

14.2 Opdrachtgever vrijwaart KMO voor aanspraken van personen van wie persoonsgegevens zijn geregistreerd of worden verwerkt in het kader van een persoonsregistratie die door Opdrachtgever wordt gehouden of waarvoor Opdrachtgever op grond van de wet anderszins verantwoordelijk is, tenzij Opdrachtgever bewijst dat de feiten die aan de aanspraak ten grondslag liggen aan KMO toerekenbaar zijn.

14.3 De verantwoordelijkheid voor de gegevens die met gebruikmaking van een dienst van KMO door Opdrachtgever worden verwerkt, ligt volledig bij Opdrachtgever. Opdrachtgever staat er tegenover KMO voor in dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de gegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde. Opdrachtgever vrijwaart KMO tegen elke rechtsvordering van een derde, uit welke hoofde dan ook, in verband met deze gegevens of de uitvoering van de Overeenkomst.

14.4 KMO heeft een privacy beleid, dat beschikbaar is op kmosolutions.nl/algemene-voorwaarden/#privacy. Hier is te lezen hoe KMO omgaat met de verwerking van persoonsgegevens, wanneer zij optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke.

15. Aansprakelijkheid

15.1 De totale aansprakelijkheid van KMO wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, of uit welke hoofde dan ook, waaronder mede begrepen garantieverplichtingen en vrijwaringen, is te allen tijde beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die Overeenkomst tussen KMO en Opdrachtgever overeengekomen prijs (excl. btw). Indien de Overeenkomst een duurovereenkomst is met een looptijd van één jaar of langer, dan wordt de voor de Overeenkomst overeengekomen prijs gesteld op het totaal van de overeengekomen vergoedingen (excl. btw) voor één jaar en wel het jaar waarin het schadeveroorzakende feit zich heeft voorgedaan. De totale aansprakelijkheid zal nooit meer dan € 500.000 (zegge: vijfhonderdduizend euro) bedragen. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:

a) redelijke kosten die Opdrachtgever zou moeten maken om de prestatie van KMO aan de Overeenkomst te laten beantwoorden; deze vervangende schade wordt echter niet vergoed indien de Overeenkomst door of op vordering van Opdrachtgever (geheel of gedeeltelijk) wordt ontbonden.

b) redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op directe schade in de zin van de Overeenkomst;

c) redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade in de zin van de Overeenkomst.

15.2 Aansprakelijkheid van KMO voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van afnemers van Opdrachtgever, schade verband houdende met het gebruik van door Opdrachtgever aan KMO voorgeschreven zaken, materialen of software van derden, schade verband houdende met de inschakeling van door Opdrachtgever aan KMO voorgeschreven toeleveranciers en alle andere vormen van schade dan genoemd in artikel 1, uit welken hoofde dan ook, is nadrukkelijk en te allen tijde uitgesloten.

15.3 De uitsluitingen en beperkingen in dit artikel komen te vervallen indien en voor zover de schade is ontstaan als gevolg van een opzettelijk of bewust roekeloos handelen of nalaten van de bedrijfsleiding van KMO.

15.4 De aansprakelijkheid van KMO wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een Overeenkomst ontstaat in alle gevallen slechts indien Opdrachtgever KMO onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming wordt gesteld en KMO ook na die termijn toerekenbaar te kort blijft schieten in de nakoming van zijn verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat KMO in staat is adequaat te reageren.

15.5 Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Opdrachtgever de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk bij KMO meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen KMO vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering, tenzij binnen zodanige periode van twaalf (12) maanden een procedure als vervat in deze algemene voorwaarden aanhangig is gemaakt.

16. Overmacht

16.1 Geen van Partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien hij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan overmacht van toeleveranciers van KMO, het niet tijdig en/of naar behoren nakomen van verplichtingen van toeleveranciers die door Opdrachtgever aan KMO zijn voorgeschreven evenals gebrekkigheid van zaken, materialen, programmatuur van derden waarvan het gebruik door Opdrachtgever aan KMO is voorgeschreven.

16.2 Indien een overmachtssituatie langer dan negentig (90) dagen heeft geduurd, hebben Partijen het recht om de Overeenkomst door schriftelijke ontbinding (geheel of gedeeltelijk) te beëindigen. Hetgeen reeds ingevolge de Overeenkomst gepresteerd is, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend, zonder dat Partijen elkaar overigens iets verschuldigd zullen zijn.

17. Annulering

17.1 Tot 4 (kalender)weken voor aanvang van een afspraak bestaande uit een Opleidingsdag, toetsdag en/of afspraak in het kader van een afspraak van consultancy en/of advisering (hierna “Afspraak”) kan Opdrachtgever deze Afspraak kosteloos annuleren of verplaatsen. Opdrachtgever is 50% van de vergoeding behorende bij de Afspraak onmiddellijk verschuldigd, indien zij deze Afspraak annuleert of verplaatst tot 14 (kalender)dagen voor de datum waarop deze Afspraak zou plaatsvinden. Opdrachtgever is de volledige vergoeding behorende bij de Afspraak onmiddellijk verschuldigd, indien zij deze Afspraak annuleert of verplaatst binnen 14 (kalender)dagen voor de datum waarop deze Afspraak zou plaatsvinden. Indien Opdrachtgever een Afspraak maakt die zal plaatsvinden binnen 4 (kalender)weken vanaf het moment van het maken van die Afspraak, heeft Opdrachtgever dus geen recht op een kosteloze annulering of verplaatsing van de Afspraak. Opdrachtgever kan een Afspraak maximaal eenmaal verplaatsen. Indien Opdrachtgever een Afspraak verplaatsen, vindt deze nieuwe Afspraak plaats uiterlijk 6 (kalender)maanden na de datum van de oorspronkelijke Afspraak.

17.2 Een annulering van een Afspraak door Opdrachtgever dient schriftelijk plaats te vinden.

17.3 In aanvulling op het bepaalde in artikel 3 is Opdrachtgever gehouden de factuur uiterlijk te betalen op de dag voorafgaande aan de Afspraak. Bij gebreke hiervan behoudt KMO zich het recht voor Opdrachtgever de toegang tot de Afspraak te ontzeggen of deze niet te doen plaatsvinden, onverlet de betalingsverplichting(en) van Opdrachtgever ten aanzien van deze Afspraak.

18. Overige bepalingen

18.1 De Overeenkomst kan uitsluitend gewijzigd worden door schriftelijke overeenstemming tussen Partijen.

18.2 De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt door KMO uitdrukkelijk van de hand gewezen.

18.3 Indien één van de bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig is of wordt vernietigd, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden Partijen in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen waarbij de aard en strekking van de bepaling zoveel mogelijk worden gehandhaafd.

18.4 Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na het einde van de Overeenkomst te blijven voortduren, blijven na ontbinding van de Overeenkomst gelden. Tot deze bepalingen behoren onder meer die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, rechten van intellectuele eigendom, aansprakelijkheid en toepasselijk recht.

18.5 KMO is te allen tijde gerechtigd de Overeenkomst over te dragen aan een andere vennootschap waarin KMO de meerderheid van de aandelen houdt. KMO zal in zodanig geval Opdrachtgever ter zake schriftelijk informeren. Indien en voor zover vereist verleent Opdrachtgever hiertoe zijn (onherroepelijke) toestemming.

18.6 KMO heeft te allen tijde het recht deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. KMO zal uiterlijk dertig (30) kalenderdagen voorafgaande aan de inwerkingtreding de gewijzigde algemene voorwaarden aan Opdrachtgever schriftelijk bekendmaken. Indien Opdrachtgever niet instemt met de wijzigingen, heeft Opdrachtgever het recht de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen per de datum waarop de wijzigingen in de algemene voorwaarden van kracht zijn. Na het tijdstip van inwerkingtreding wordt de Opdrachtgever geacht de wijzigingen te hebben aanvaard.

19. Toepasselijk recht en forumkeuze

19.1 De Overeenkomsten tussen KMO en Opdrachtgever worden beheerst door het Nederlands recht. Toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag 1980 is uitgesloten.

19.2 De rechtbank Gelderland is bij uitsluiting bevoegd van geschillen tussen Partijen kennis te nemen.

20. Bijzondere bepalingen Opleiding

Deze bijzondere bepalingen Opleidingen zijn – in aanvulling op de algemene bepalingen zoals hierboven opgenomen - van toepassing indien en voor zover Partijen zijn overeengekomen dat KMO Opleidingen zal verzorgen ten behoeve van Opdrachtgever.

20.1 Een aanmelding voor een Opleiding(sdag) dient schriftelijk te worden gedaan en is bindend na bevestiging (bijvoorbeeld per e-mail) door KMO.

20.2 KMO is gerechtigd de Opleiding op een andere datum, tijdstip of locatie te laten plaatsvinden. KMO zal Opdrachtgever daarvan tijdig, maar uiterlijk één week voor aanvangsdatum van de Opleiding, op de hoogte stellen.

20.3 KMO stelt de inhoud en omvang van de Opleiding vast.

20.4 Het opleidingsmateriaal van KMO dat wordt verstrekt, is auteursrechtelijk beschermd en mag niet zonder toestemming van KMO gekopieerd of met derden gedeeld worden.

20.5 KMO kan deelnemers uitsluiten van deelname indien Opdrachtgever zijn betalingsverplichting niet, niet tijdig of niet volledig heeft voldaan, onverlet alle overige rechten van KMO onder de Overeenkomst.

21. Bijzondere bepalingen consultancy en advisering

Deze bijzondere bepalingen consultancy en advisering zijn – in aanvulling op de algemene bepalingen zoals hierboven opgenomen - van toepassing indien en voor zover Partijen zijn overeengekomen dat KMO ten behoeve van Opdrachtgever diensten verleent op het gebied van advisering en consultancy.

21.1 KMO is bij de uitvoering van diensten op het gebied van consultancy of advisering afhankelijk van de (tijdige) medewerking van Opdrachtgever, zoals de kwaliteit van de gegevens en informatie die Opdrachtgever verstrekt.

21.2 Het gebruik dat Opdrachtgever maakt van door KMO verstrekte resultaten van de door KMO verleende overeengekomen diensten op het gebied van advisering en consultancy is volledig voor risico van Opdrachtgever. De bewijslast dat de advies- en consultancydiensten niet voldoet aan de Overeenkomst of wat van een redelijk handelend en bekwaam leverancier mag worden verwacht, berust geheel bij Opdrachtgever.

21.3 Opdrachtgever zal de verstrekte resultaten van de door KMO verleende overeengekomen diensten op het gebied van advisering en consultancy uitsluitend gebruiken binnen de eigen organisatie voor interne doeleinden.

21.4 Leverancier zal zich naar kunnen inspannen de consultancy en/of advisering met zorg uit te voeren. Deze verplichting betreft een inspanningsverplichting.

21.5 Opdrachtgever zal KMO tijdig op de hoogte stellen van alle omstandigheden die van belang (kunnen) zijn voor de door KMO te verlenen overeengekomen diensten.

22. Bijzondere bepalingen ontwikkelen software

Deze bijzondere bepalingen Ontwikkelen software zijn – in aanvulling op de algemene bepalingen zoals hierboven opgenomen - van toepassing indien en voor zover Partijen zijn overeengekomen dat KMO specifiek ten behoeve van Opdrachtgever software zal ontwikkelen.

22.1 KMO zal zich inspannen om de specifiek ten behoeve van Opdrachtgever te ontwikkelen software (hierna: Maatwerksoftware) te ontwikkelen conform de uitdrukkelijk overeengekomen specificaties of functioneel ontwerp.

22.2 Indien KMO de Maatwerksoftware zal ontwikkelen op agile wijze/iteratieve wijze, aanvaardt Opdrachtgever dat de overeengekomen specificaties of functioneel ontwerp tijdens de uitvoering in goed overleg kunnen worden aangepast. Opdrachtgever aanvaardt het risico dat de Maatwerksoftware op het einde van de laatste ontwikkelfase niet noodzakelijkerwijs aan alle specificaties zal beantwoorden. Opdrachtgever zal gedurende het gehele project zorgdragen voor een actieve inbreng van zijn medewerkers betrokken bij het project, dat deze medewerkers over de benodigde beslissingsbevoegdheden beschikken zodat snel kan worden geschakeld, alsmede zorg dragen voor de medewerking van relevante eindgebruikers. Bij gebreke van tijdige en duidelijke voortgangsbeslissingen van de zijde van Opdrachtgever, heeft KMO het recht – maar is hiertoe niet verplicht - de naar diens oordeel passende beslissingen te nemen.

22.3 Opdrachtgever aanvaardt de Maatwerksoftware in de staat waarin deze zich op het moment van oplevering bevindt (‘as is’). In het geval gebruik wordt gemaakt van een iteratieve wijze van software ontwikkelen (agile methode) in de staat waarin de Maatwerksoftware zich bevindt op het einde van de laatste ontwikkelfase (laatste sprint). KMO is na oplevering dan wel voor zover toepasselijk laatste ontwikkelfase, niet gehouden tot herstel van fouten, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.

22.4 Indien Partijen tevens onderhoud en/of support van de Maatwerksoftware overeenkomen, worden deze vergoed tegen de alsdan gebruikelijke tarieven van KMO. KMO kan verlangen dat Opdrachtgever voor het verlenen van onderhoud en/of support van de Maatwerksoftware een separate schriftelijke overeenkomst aangaat.

22.5 KMO is niet gehouden tot terbeschikkingstelling van de voor het gebruik en/of onderhoud van de Maatwerksoftware benodigde hulpprogrammatuur en programma- of databibliotheken. Noch is KMO gehouden de broncode van de Maatwerksoftware ter beschikking te stellen.

22.6 Tenzij anders overeengekomen, zijn alle overeengekomen bedragen die betrekking hebben op het ontwikkelen van de Maatwerksoftware telkens per kalendermaand achteraf verschuldigd.

22.7 In de prijs voor de Maatwerksoftware is tevens de vergoeding voor het recht tot gebruik conform het bepaalde in artikel 2 daarvan gedurende de looptijd van de Overeenkomst begrepen.

23. Detacheringsdiensten

Deze bijzondere bepalingen Detacheringsdiensten zijn – in aanvulling op de algemene bepalingen zoals hierboven opgenomen - van toepassing indien KMO een of meer medewerkers aan Opdrachtgever ter beschikking stelt om onder toezicht en leiding van Opdrachtgever werkzaam te zijn.

23.1 KMO noemt in de Overeenkomst de medewerker die zij aan Opdrachtgever ter beschikking zal stellen en die onder leiding en toezicht van Opdrachtgever de schriftelijk overeengekomen werkzaamheden zal verrichten. De resultaten van de werkzaamheden zijn voor risico van Opdrachtgever.

23.2 KMO zal zich ervoor inspannen dat de ter beschikking gestelde medewerker voor de duur van de Overeenkomst beschikbaar blijft voor arbeid tijdens de overeengekomen dagen, tenzij de medewerker ziek is of uitdienst treedt. Ook indien de Overeenkomst is aangegaan met het oog op uitvoering door een bepaalde persoon, is KMO steeds gerechtigd na overleg met Opdrachtgever deze persoon te vervangen door een of meerdere personen met dezelfde kwalificaties.

23.3 De medewerker kan gedurende de Overeenkomst gebruik maken van de faciliteiten van Opdrachtgever.

23.4 In afwijking van het bepaalde in artikel 1 geldt dat indien Partijen niets zijn overeengekomen over de duur van de detachering, de Overeenkomst een looptijd heeft voor onbepaalde duur, in dat geval geldt voor elk van de Partijen een opzegtermijn van één (1) kalendermaand na de eventuele initiële looptijd. Opzegging dient schriftelijk te gebeuren.

23.5 In het geval Opdrachtgever de Overeenkomst opzegt, dan is Opdrachtgever verplicht om KMO te informeren over de reden voor de opzegging en KMO te voorzien van de schriftelijke bewijzen voor de opzeggrond, teneinde KMO de mogelijkheid te geven een ontslagprocedure te starten voor het geval de arbeidsovereenkomst van de medewerker vanwege deze opzegging beëindigd dient te worden.

23.6 De werktijden, rusttijden en arbeidsduur van de ter beschikking gestelde medewerker zijn gelijk aan de bij Opdrachtgever gebruikelijke tijden en duur. Opdrachtgever garandeert dat de werk- en rusttijden en de arbeidsduur voldoen aan de relevante wet- en regelgeving.

23.7 Opdrachtgever zal KMO tijdig informeren omtrent een voorgenomen (tijdelijke) sluiting van zijn bedrijf of organisatie.

23.8 Opdrachtgever dient de relevante wet- en regelgeving op het gebied van de veiligheid van de werkplek en de arbeidsomstandigheden na te komen richting de ter beschikking gestelde medewerker en KMO.

23.9 Indien de ter beschikking gestelde medewerker in opdracht of op verzoek van Opdrachtgever per dag langer werkt dan is afgesproken of langer dan het gebruikelijke aantal werkuren werkt, of werkzaam is buiten de bij KMO gebruikelijke werkdagen, is Opdrachtgever voor deze uren het overeengekomen overwerktarief of, wanneer hierover niets is afgesproken het bij KMO gebruikelijke overwerktarief verschuldigd. KMO zal Opdrachtgever informeren over de geldende overwerktarieven indien Opdrachtgever hierom vraagt.

23.10 Kosten en reistijd zullen aan Opdrachtgever in rekening worden gebracht overeenkomstig de bij KMO gebruikelijke regels en maatstaven.

23.11 Opdrachtgever vrijwaart KMO voor aanspraken van de medewerkers op KMO ter zake van arbeidsongeschiktheid ontstaan tijdens de uitoefening van de werkzaamheden op grond van de Overeenkomst, zoals aanspraken als gevolg van een bedrijfsongeval in het kader van de uitoefening van de werkzaamheden.

23.12 KMO aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de kwaliteit van de resultaten van werkzaamheden die onder toezicht en leiding van Opdrachtgever tot stand zijn gekomen.

23.13 Opdrachtgever vrijwaart KMO voor aanspraken van wie ook, voortkomende uit de Overeenkomst, die jegens KMO te gelde worden gemaakt en waarvoor Opdrachtgever aansprakelijk zou zijn geweest, indien Opdrachtgever in het kader van de werkzaamheden de werkgever van de medewerker zou zijn geweest. Voorts doet Opdrachtgever afstand van de aanspraken ter zake van schade die hij, als hij de werkgever van de medewerker was geweest, niet had kunnen verhalen op de medewerker.

Algemene Voorwaarden versie 2021-2: download

Algemene Voorwaarden versie 2019-1: download

Privacyreglement KMO Solutions

Overwegende dat het in verband met een goede bedrijfsvoering wenselijk is een regeling te treffen omtrent het verstrekken van gegevens en inlichtingen en de verplichting tot geheimhouding in het kader van de dienstverlening van KMO Solutions (hierna te noemen ‘KMO’).

Besluit: Preambule

Dit reglement beoogt het juiste gebruik van alle persoonsgegevens waarvan KMO of een van haar medewerkers kennis draagt alsmede alle tot een persoon te herleiden gegevens waarover zij de beschikking heeft, te regelen.
Onder juist gebruik wordt verstaan: die wijze van verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens conform wettelijke voorschriften de beroepscode en normen van maatschappelijk fatsoen.
Voornoemde gegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit nodig is voor het doel waartoe zij worden beheerd.

1. Verwerkingsregister

KMO heeft conform artikel 30 lid 2 AVG een verwerkingsregister opgesteld.

1.1 Gegevens verwerker

Naam verwerker: KMO Solutions BV
Straat + nummer: Prins Willem-Alexanderlaan 723
Postcode: 7311 ST
Stad: Apeldoorn
Land: Nederland

1.2 Gegevens Functionaris Gegevensbescherming

Naam: E. Sanders
Zakelijk telefoonnr.: 055-5383400
Zakelijk e-mailadres: functionarisgegevensbescherming@kmosolutions.nl
Zakelijk adres: Prins Willem-Alexanderlaan 723, 7311 ST Apeldoorn
  1. Verwerkingsactiviteiten
Naam verwerkingsactiviteiten

1)    Regis’t® – Online applicatie in gebruik bij externe partij

2)    KIS – Interne applicatie voor borgen klantcontacten

3)    AFAS – Online applicatie voor facturatie, personeels- en financiële administratie

4)    Mailcamp – externe applicatie voor het beheren van mailadressen van de e-mailnieuwsbrieven van KMO

Doeleinde van de verwerking

1,2 en 4: Het verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van bedrijfsgegevens en daaraan gerelateerde contactpersonen, met als doel het  ondersteunen van de contactpersonen bij het werken met onze applicaties alsmede de wettelijke toetsing van de RI&E van een organisatie op basis van de in de applicatie vastgelegde gegevens.

3a: Het verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van bedrijfsgegevens en daaraan gerelateerde contactpersonen, met als doel het vastleggen van financiële afspraken en transacties.

3b: Voeren van een salarisadministratie voor eigen medewerkers.

Categorieën van persoonsgegevens

Voor alle verwerkingsactiviteiten geldt dat alleen de NAW-gegevens van de organisatie worden gevraagd en vastgelegd (KvK informatie) alsmede van de contactpersonen hun naamgegevens en zakelijk emailadres en/of telefoonnummer. Dit zijn zakelijke gegevens en geen persoonlijk identificeerbare informatie met betrekking tot natuurlijke personen.

Voor 3b geldt dat ook BSN en financiële gegevens worden vastgelegd.

Categorieën van betrokkenen Informatie uit de activiteiten 1, 2, 3a en 4 zijn voor alle medewerkers van KMO toegankelijk.
Informatie uit 3b is alleen toegankelijk voor directie, MT-leden en administratie personeel.
Betreft het gevoelige gegevens? 1,2,3a en 4: Nee.
3b: Ja
  1. Technische en organisatorische maatregelen

De veilige opslag van persoonlijk identificeerbare informatie is voor KMO van het grootste belang. KMO neemt grote zorgvuldigheid in acht bij het versturen van informatie van computers naar servers van KMO. KMO hanteert in haar beveiligingsbeleid de volgende uitgangspunten:

  • De verbinding met de software loopt via SSL met een browser;
  • Toegang tot de software kan alleen met de juiste autorisatie;
  • De software krijgt periodiek een beveiligingstest;
  • Dubieuze landen zijn standaard uitgesloten van de server;
  • Het rekencentrum / data center beschikt over de volgende certificaten:
    • ISO 27001
    • ISO 9001
    • ISAE 3402 Type II SOC
    • PCI DSS
    • ISO 14001
    • OHSAS 18001
    • En is gevestigd in de EER.

KMO Solutions werkt volgens de principes Privacy by default en Privacy by design conform artikel 25 lid 1 en 2 AVG.

Er wordt door KMO een uiterst minimum aan persoonsgegevens verzameld om tenminste de gebruiker te kunnen begeleiden in het gebruik van de applicaties. Er worden alleen persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat gesteld is door KMO binnen de Scope van dit reglement. Daarnaast wordt er rekening gehouden met privacybescherming bij de ontwikkeling van nieuwe producten.

 

2. Scope

Het verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens en bedrijfsgegevens geschiedt met geen ander doel dan ter ondersteuning van een persoon bij het werken met onze applicaties alsmede de wettelijke toetsing van een organisatie op basis van de in de applicatie vastgelegde gegevens. Deze gegevens blijven in eerste instantie in de applicaties zelf, maar worden tevens vastgelegd in ondersteunende applicaties zoals AFAS online en KIS (KMO Informatie Systeem). Binnen AFAS en KIS kunnen aanvullend dieeteisen van personen worden vastgelegd die noodzakelijk zijn om allergieaanvallen te voorkomen.

Dit beginsel is de leidende gedachte in dit reglement. KMO schept de voorwaarden om de regels te kunnen toepassen. Dat wil zeggen dat zij zorg draagt voor beveiligd beheer en verwerking persoonlijke gegevens. Zij schept een klimaat waarin met zorg wordt omgegaan met persoonlijke gegevens en instrueert de medewerkers over onderhavige privacyreglement.

Artikel 1 In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a) KMO: De Besloten Vennootschap KMO Solutions BV, statutair gevestigd te Apeldoorn;
  • b) de directie: de firmanten van onder a) genoemde vennootschap;
  • c) de geregistreerde: de identificeerbare natuurlijke persoon waarover persoonsgegevens verzameld en geregistreerd zijn;
  • d) persoonsgegevens: gegevens die naar hun aard feitelijke informatie omvatten over een persoon als gebruiker van onze softwaresystemen. Dit kan informatie betreffen welke openbaar toegankelijk is alsmede informatie die uit het systeemgebruik blijken.
  • e) registratie: het systematisch en voor bepaalde duur verzamelen, opslaan, bewerken en beheren van gegevensbestanden op welke wijze dan ook;
  • f) verstrekken van persoonsgegevens: mededeling doen, inzage verlenen, afschriften verschaffen dan wel elke andere wijze van het mogelijk maken van bekendmaking van de strekking of letterlijke inhoud van persoonsregistratie of gedeelten daarvan;
  • g) derden: een persoon of instantie buiten KMO, behoudens de geregistreerde;
  • h) wet en regelgeving: die wet en regelgeving die relevant is met betrekking tot uitvoering en toetsing van de RI&E.
  • i) overdracht: het overdragen van de persoonsgegevens aan een andere houder;
  • j) opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die aan KMO opdracht heeft verstrekt tot het gebruik van KMO applicaties en verrichten van ondersteunende werkzaamheden en diensten, een en ander in de ruimste zin van het woord.

3. Algemene bepalingen

Artikel 2 Registratie van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend op grond van de doelstelling en taken van KMO zoals de verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van opdrachten als beschreven onder 1 | scope en/of ter uitvoering van een wettelijke plicht en daarmede samenhangende wettelijke bepalingen en algemeen verbindende voorschriften opgelegd aan KMO zelf (loonadministratie). De registratie beperkt zich tot die informatie welke direct ten dienste staat voor de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van KMO uit te voeren taken. De registratie van persoonsgegevens vindt plaats binnen een beveiligde omgeving waarvoor een dubbele authenticatie is vereist.

De autorisaties voor deze applicaties zijn als volgt ingeregeld: Beheer autorisatie  –  Geautoriseerden  –  Toegang tot gegevens. Indien van toepassing sluit KMO een bewerkersovereenkomst af met derden waarin de verantwoordelijkheid voor de gegevens en het recht op bewerking geregeld is. Persoonlijke aantekeningen behoren niet tot het dossier en worden gescheiden (beveiligd) bewaard. Deze aantekeningen zijn alleen voor eigen gebruik en worden vernietigd/verwijderd zodra ze hun functie hebben vervuld.

Artikel 3 Dit reglement is onderworpen aan de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en alle daarop betrekking hebbende besluiten, algemeen verbindende maatregelen en bepalingen alsmede de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen.

Artikel 4 Ieder gegeven dat iets zegt omtrent een hoedanigheid van een bepaalde of een bepaalbare natuurlijke persoon, ongeacht of dit gegeven wordt gebruikt, valt onder dit reglement.

4. Bepaling betreffende minderjarigen

Artikel 5 Voor minderjarigen onder de leeftijd van 16 jaar en onder curatele gestelden moet de wettelijke vertegenwoordiger een beroep doen op de rechten in dit reglement vervat.

5. Bepaling betreffende vertegenwoordiging

Artikel 6 Indien de geregistreerde zich laat vertegenwoordigen door een gevolmachtigde dient deze te beschikken over een schriftelijke volmacht die getoond dient te worden ter inzage.

6. Bepaling betreffende doel

Artikel 7 Doel van de registratie persoons- en andere gegevens is te beschikken over uitsluitend die gegevens betreffende geregistreerde of diens werkgever die noodzakelijk zijn bij het verrichten van diensten zoals in scope beschreven staan.

7. Bepalingen betreffende verkrijging

Artikel 8 Alle gegevens die worden toegelaten tot de registratie:

  • gegevens die openbaar toegankelijk zijn;
  • gegevens die rechtstreeks mondeling of schriftelijk afkomstig zijn van de betrokkene of diens gevolmachtigde;
  • dan wel gegevens die voor zover nodig middels de KMO applicatie zijn verkregen.

Artikel 9 De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk door KMO op hun juistheid gecontroleerd alvorens te worden opgeslagen.

8. Bepalingen betreffende verantwoordelijke en aansprakelijkheid

Artikel 10 Verantwoordelijke en bewerker van alle persoonsgegevens is KMO.

Artikel 11 KMO is aansprakelijk voor handelen door of onder verantwoordelijkheid van KMO in strijd met van toepassing zijnde wettelijke voorschriften omtrent privacybescherming of in strijd met dit reglement waar het persoonsgegevens betreft.

9. Bepalingen betreffende toegang tot gegevens

Artikel 12 Toegang tot de persoonsgegevens hebben die medewerkers van KMO die krachtens hun functie en taken direct dan wel indirect betrokken zijn bij de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van KMO uit te voeren contractuele taken betreffende geregistreerde.

10. Bepalingen betreffende verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Artikel 13 Door KMO worden persoonsgegevens slechts aan derden verstrekt, voor zover zulks overeenstemt met het doel van de persoonsregistratie, zulks wordt vereist in gevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van de geregistreerde of diens gevolmachtigde.

Artikel 14 Indien geen wettelijke voorschriften van toepassing zijn worden overige persoonsgegevens uitsluitend verstrekt na schriftelijke toestemming van de geregistreerde of diens gevolmachtigde.

11. Bepaling betreffende geheimhouding

Artikel 15 Alle medewerkers van KMO die kennis krijgen van gegevens uit de persoonsregistratie of delen ervan zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij gegevensverstrekking in overeenstemming met het doel van de registratie is of er enig wettelijk voorschrift vereist is.

Artikel 16 Verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie aan een derde blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift of dit reglement geheimhouding geboden is. Enkel ten behoeve van audits krijgt een externe auditor – na ondertekening van een geheimhoudingsverklaring – inzage.

12. Bepaling betreffende toestemming

Artikel 17 Indien voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie toestemming van de geregistreerde of diens gevolmachtigde is vereist, kan deze uitsluitend schriftelijk worden gegeven. De toestemming kan betrekking hebben op een geval of op een beperkte categorie van gevallen en moet in het geschrift duidelijk zijn omschreven. De toestemming kan steeds schriftelijk worden ingetrokken.

13. Bepalingen betreffende beëindiging van gegevensbewaring

Artikel 18 KMO zal de geregistreerde persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld, tenzij op grond van wettelijk voorschrift anders is voorgeschreven. Indien er geen wettelijke of andersoortige noodzaak meer bestaat tot het bewaren van gegevens worden alle tot de persoon te herleiden gegevens ontoegankelijk gemaakt dan wel vernietigd. Bij beëindiging van de gesloten overeenkomst(en) worden alle tot de persoon van de cliënt te herleiden gegevens, data/ en of resultaten twee jaar na beëindiging van de dienstverlening verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht worden tien jaar bewaard.

Artikel 19 Slechts in die gevallen waarin de wet of dit reglement voorziet kan KMO over de in Artikel 18 genoemde gegevens beschikken.

14. Bepaling betreffende informatie aan geregistreerde

Artikel 20 Tenzij wettelijke of zwaarwegende maatschappelijke belangen zich daartegen verzetten wordt de geregistreerde of diens gevolmachtigde geïnformeerd omtrent het doel waarvoor zijn gegevens worden verzameld en verwerkt. Tevens wordt aan hem binnen een maand na gegevensverstrekking aan derden meegedeeld dat gegevensverstrekking aan derden heeft plaatsgevonden.

15. Bepalingen betreffende inzagerecht gegevens

Artikel 21 KMO is verplicht om aan eenieder waarvan zij over gegevens beschikt, in persoon dan wel aan een gevolmachtigde of aan diens wettelijke vertegenwoordiger op diens verzoek volledige inzage te geven in de betreffende gegevens.

Artikel 22 Inzage van gegevens geschiedt binnen 2 weken aan de persoon van wie het de gegevens betreft of diens wettelijk vertegenwoordiger. Indien het een aanvraag via een gevolmachtigde betreft geeft KMO binnen maximaal vier weken na aanvraag inzage. KMO verstrekt een volledige kopie van alle beschikbare gegevens, dan wel, voor zover de privacy van anderen hiermee niet geschaad wordt, door middel van inzage in de originele gegevens.

16. Bepalingen betreffende correctierecht

Artikel 23 Desgevraagd kan eenieder van wie KMO persoonsgegevens ter kennis heeft gekregen in persoon of bij gevolmachtigde een verzoek doen tot correctie van deze gegevens.

Artikel 24 Correctie zal plaatsvinden indien blijkt dat er sprake is van feitelijke onjuistheid, onvolledigheid of strijd met enige wettelijke bepaling.

Artikel 25 Correctie wordt eerst overwogen nadat een verzoek daartoe van de geregistreerde is ontvangen. Indien er gronden zijn om aan het correctieverzoek tegemoet te komen dient KMO binnen vier weken een afschrift van de gecorrigeerde gegevens aan de verzoeker toe te zenden.

Artikel 26 Weigering om tot de gevraagde correcties over te gaan deelt KMO binnen vier weken na ontvangst van het daartoe strekkende verzoek mede aan de geregistreerde.

Artikel 27 De weigering is met redenen omkleed.

Artikel 28 Het verzoek tot correctie wordt in het betreffende dossier opgenomen.

Artikel 29 Waar nodig doet KMO mededeling van de correctie van de gegevens aan derden belanghebbenden voor zover de wet dit toestaat of met toestemming van de geregistreerde.

17. Bepaling betreffende bekendmaking

Artikel 30 Inhoud c.q. strekking van de in dit reglement vervatte bepalingen worden aan ieder die dit aangaat bekend gemaakt. Op verzoek wordt kosteloos één exemplaar van het reglement aan de geregistreerde en andere belanghebbenden ter beschikking gesteld.

18. Bepalingen betreffende overdracht van persoonsgegevens

Artikel 31 Indien de opdrachtgever een overeenkomst sluit met een andere organisatie dan KMO om in diens opdracht werkzaamheden te verrichten en KMO verzoekt alle door haar verzamelde persoonsgegevens aan die andere organisatie over te dragen, is KMO niet verplicht aan dit verzoek gevolg te geven.

Artikel 32 KMO geeft slechts gevolg aan dit verzoek voor zover de geregistreerde hiermee instemt en voor zover de bescherming van de persoonsgegevens naar haar oordeel afdoende is gewaarborgd door de andere instelling.

Artikel 33 KMO zorgt voor de nodige informatie aan de geregistreerde omtrent de overdracht. KMO zorgt voor het verkrijgen van de vereiste toestemming van de geregistreerde.

19.  Slotbepalingen

Artikel 34 Inwerkingtreding. Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 mei 2018.

Artikel 35 Dit reglement wordt aangehaald als: Privacyreglement KMO BV, versie mei 2018.

Artikel 36 Klachtenreglement en procedure. Dit reglement is onderhavig aan het klachtenreglement en de klachtenprocedure van KMO, versie februari 2017. Deze zijn verkrijgbaar via www.kmosolutions.nl of per post na een schriftelijk of telefonisch verzoek daartoe. (Artikel 10.1 van de Algemene voorwaarden op https://www.kmosolutions.nl/algemene-voorwaarden/#algemenevoorwaarden)

20. Beveiligingsbeleid

De veilige opslag van persoonlijk identificeerbare informatie is voor KMO van het grootste belang. KMO neemt grote zorgvuldigheid in acht bij het versturen van informatie van computers naar servers van KMO. KMO hanteert in haar beveiligingsbeleid de volgende uitgangspunten:

  • De verbinding met de software loopt via SSL met een browser;
  • Toegang tot de software kan alleen met de juiste autorisatie;
  • De software krijgt periodiek een beveiligingstest;
  • Dubieuze landen zijn standaard uitgesloten van de server;
  • Het rekencentrum / data center beschikt over de volgende certificaten:
    • ISO 27001
    • ISO 9001
    • ISAE 3402 Type II SOC
    • PCI DSS
    • ISO 14001
    • OHSAS 18001
    • En is gevestigd in de EER.

21. Gebruik van cookies

Cookies vergemakkelijken het gebruik van internet, omdat ze voorkeuren opslaan tijdens aanwezigheid op een website. De sites van KMO maken geen gebruik van cookies om persoonlijk identificeerbare informatie van de computer van een bezoeker te halen die niet oorspronkelijk als cookie verzonden was. Persoonlijk identificeerbare informatie die door cookies verzonden is, zal door KMO niet worden gebruikt voor promotionele of marketingdoeleinden, noch worden gedeeld met derden.
Het gebruik van cookies is op ieder moment uit te schakelen via het browsermenu. Het uitschakelen van cookies kan echter tot gevolg hebben dat bepaalde onderdelen van de sites niet goed functioneren.

22. Procedure Datalekken

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt KMO dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP.
KMO heeft een cyberrisicoverzekering afgesloten om begeleiding te krijgen bij de eerste respons bij (verdenking van) een datalek. Er is binnen één uur contact met een Respons Adviseur om te bespreken hoe er bijstand en juridisch advies geboden kan worden.


Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

KMO heeft als verwerkingsverantwoordelijke een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren en optreden als contactpersoon van het AP.

De FG is te bereiken door middel van de volgende contactgegevens:

Naam: Mevr. E. Sanders
Telefoonnummer (zakelijk): 055-5383400
Adres (zakelijk): Prins Willem-Alexanderlaan 723, 7311 ST Apeldoorn
E-mailadres (zakelijk): functionarisgegevensbescherming@kmosolutions.nl

 

Disclaimer

E-mailcommunicatie

De informatie die KMO Solutions-medewerkers in e-mailberichten verzenden is vertrouwelijk en is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n). Openbaarmaking, vermenigvuldiging en/of verstrekking van de informatie aan derden is niet toegestaan.

Indien de inhoud van een e-mailbericht u als geadresseerde onvolledig of onduidelijk bereikt of indien een daarin genoemde bijlage ontbreekt, wordt u verzocht contact met ons op te nemen.

Indien u als niet-geadresseerde een e-mailbericht ontvangt, verzoeken wij u de onterechte ontvangst van dit bericht per omgaande per telefoon onder nummer 055-5383400 of per e-mail onder e-mailadres klantenservice@kmosolutions.nl aan ons te melden. Tevens wordt u alsdan verzocht de inhoud van dit e-mailbericht te vernietigen en het uit uw geautomatiseerd systeem te verwijderen.

Het deelnemen aan e-mailverkeer en/of het gebruik van e-mailberichten is niet zonder risico’s. Wij wijzen dan ook op voorhand iedere aansprakelijkheid voor schade als gevolg van het gebruik van de van ons afkomstige e-mailberichten van de hand. In het bijzonder zijn wij nimmer aansprakelijk voor schade als gevolg van de aanwezigheid van eventuele computervirussen.

Deze website

is met zorg samengesteld. Wij spannen ons in om ervoor te zorgen dat de informatie die u op deze website vindt correct is. Het kan echter voorkomen dat de informatie niet volledig en/of juist is. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor enige vorm van schade, die mogelijk uit het gebruik van de informatie kan ontstaan. Daarnaast aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor sites die niet door ons worden onderhouden, waarnaar wordt verwezen of die verwijzingen naar onze site bevatten. Wij houden ons het recht voor de inhoud van de site zonder nadere kennisgeving te wijzigen.

Vermenigvuldiging

De op deze site opgenomen afbeeldingen, (handels)namen, logo’s en teksten zijn hetzij ons exclusieve eigendom, hetzij voeren wij in licentie. Ze worden beschermd door auteursrecht, merkenrecht en/of enig ander intellectueel eigendomsrecht. Deze rechten gaan op geen enkele wijze over op bezoekers van deze site. Gehele of gedeeltelijke overneming van de inhoud van de site, op welke wijze dan ook, is zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming niet toegestaan.

Regis’t®

is een geregistreerd handelsmerk van KMO Solutions.

  • Delen via Linkedin
  • Delen via Facebook
  • Delen via Twitter